전산화 된 회계 파일 관리에 대해 이야기하기

장수연 < P > (허난성 유색금속지질광산국) < P > 1, 전산화회계 파일 관리 개요 < P > 전산화회계 파일은 컴퓨터에 저장된 회계 데이터와 컴퓨터가 인쇄한 서면 등의 형식의 회계 데이터를 말한다. 회계 데이터란 회계 전표, 회계 장부, 회계 명세서 등 데이터, 회계 소프트웨어 시스템 개발 실행 중 편성된 각종 문서 및 기타 회계 자료를 말합니다. < P > 둘째, 전산화 회계 파일 관리의 내용 < P > 전산화 회계 파일 관리는 매우 중요한 회계 기초 작업이며, 단위는 회계 파일 관리 업무에 대한 리더십을 강화하고, 회계 파일의 입권, 보관, 보관, 재배치 및 파기 관리 제도를 수립하고 개선해야 하며, 전담자가 관리해야 한다. 재정부는 1996 년 6 월 3 일 반포한' 회계전산화업무규범' 에서

(1) 전산화회계기록관리는 중요한 회계기초작업이며 재정부의 관련 규정에 따라 회계서류를 엄격하게 관리해야 하며 전담자가 책임져야 한다고 규정하고 있다.

(2) 전산화 회계 파일 관리에 자기 방지, 방화, 습기 방지, 방진 작업을 잘 하려면 중요한 회계 파일을 두 개 준비하여 서로 다른 두 곳에 보관해야 한다.

(3) 자성 매체를 사용하여 회계 파일을 보관하고, 정기적으로 검사하고, 정기적으로 복제하여 자성 매체 손상으로 인한 회계 파일 손실을 방지해야 합니다.

(4) 범용 회계 소프트웨어, 포인트 개발 회계 소프트웨어, 범용 및 포인트 개발을 결합한 회계 소프트웨어의 전체 문서 및 회계 소프트웨어 프로그램은 회계 파일 보관으로 간주되며, 소프트웨어 사용 중지 또는 중대한 변경 이후 5 년 동안 보관됩니다. < P > 3. 현재 전산화된 회계 파일 관리의 문제점

(1) 전산화회계 파일 자체의 성격으로 인한 문제. 전산화 회계 파일은 특정 시스템 내에서 볼 수 있어야 하기 때문에, 현재 많은 단위는 회계 소프트웨어의 레이아웃과 소프트웨어 시스템을 잘 보존하지 않았기 때문에 전산화 소프트웨어를 업그레이드한 후 서로 다른 버전의 회계 데이터를 호출할 수 없습니다. "회계 파일 관리 방법" 제 12 조 규정: 컴퓨터를 이용한 회계 단위는 인쇄된 종이 회계 파일을 보관하고 보존 기간을 규정해야 하지만, 현재 일부 단위는 조건에 따라 레이저 프린터나 잉크젯 프린터를 갖추지 않고 있으며, 여전히 오래된 침형 프린터를 사용하고 있어 인쇄된 출력물의 종이 매체 회계 파일이 규정된 보존 기간에 미치지 못하고 있다. 국가 기록국이 규정한 창고 관리 제도 기준에 따라 전산화 회계 파일 보호 제도를 설립하지 않았다. 회계 아카이브 데이터 백업을 위해 우수한 품질의 디스크 미디어를 선택하지 않았으며, 예비 디스크를 저장 디스크와 별도로 보관하지 않아 전자 데이터가 손상되거나 손실되었습니다. < P > 회계 전산화작업은 종이없는 작업이며, 생성된 데이터는 모두 컴퓨터의 하드 드라이브에 존재하며, 실제 업무에서는 종종 다음과 같은 부적절한 상황이 발생합니다. 첫째, 일부 운영자는 매일 백업하는 습관을 들이지 않고, 기계가 실패하면 일부 회계 데이터가 손실됩니다. 둘째, 많은 운영자들이 백업된 데이터 디스크를 정기적으로 점검할 수 없으며 문제가 발생하면 치료할 수 없습니다. 셋째, 습관적으로 플로피 디스크로 백업한다. 플로피 디스크에 용량이 작고 고장이 발생하기 쉬운 등의 결함이 있어 데이터 복구에 문제가 생기기 쉽다.

(2) 회계 파일 관리 시스템이 완벽하지 않습니다. 정확하고 진실하며 안전한 것은 회계 파일의 생명이며 회계 업무에 대한 가장 기본적인 요구이다. 회계 파일은 주로 재무수지에 대한 가치의 기록과 묘사를 주로 하기 때문에 경제활동의 질적 변화를 반영하고 매우 정확한 자료를 요구한다. 그러나 회계 전산화 조건 하에서 회계 데이터가 디스크나 광 디스크와 같은 자성 매체에 기록되기 때문에 기술적으로 전자 데이터의 불법 수정은 흔적을 남기지 않을 수 있다. 수정되면 경제업무의' 본모습' 을 분간하기 어렵고, 회계정보의 진실성은 보장하기 어렵다. 또한 전산화 조건 하에서 회계 데이터는 디스크, 광 디스크 등의 자성 미디어에 고도로 집중되어 있으며, 무단 인원은 사리사욕과 부당한 목적으로 컴퓨터와 네트워크를 통해 모든 데이터 파일을 찾아볼 수 있습니다. 중요한 회계 데이터를 복사, 위조, 파기하고 회계 정보의 무결성, 보안도 따라서 도전을 받을 수 있다. 자성 물질이 분실, 오염, 변조, 복제, 파괴 등에 취약하기 때문에 습기 방지, 도난 방지, 방진, 방화, 변조 방지, 만료 방지, 바이러스 감염 방지, 밀실 방지 등의 안전 작업이 전산화 회계 파일 관리의 중요한 내용이 되고 있음을 알 수 있습니다.

(3) 필요한 컴퓨터 유지 관리, 네트워크 보안 인재가 부족합니다. 전산화된 파일 관리에는 소프트웨어, 시스템 보안, 유지 관리 등의 전문적인 문제가 관련되어 있다는 것은 잘 알려져 있지만, 현재 일반 단위는 이전 회계사에 대한 특정 교육만을 진행하고 운영 체제로 가는 것으로 알려져 있습니다. 어느 정도 회계사들은 운영만 배웠고, 관리와 유지보수는 그들에게 매우 낯설어서, 이로 인한 결과와 손실도 만만치 않다. 일반 회계사는 업무 경험이 풍부하지만 컴퓨터 전문 지식이 부족하여 컴퓨터로 회계 업무를 처리할 수 없다. 그들은 컴퓨터를 사용하여 업무를 처리하는 과정에서 종종 금융 소프트웨어를 켜는 것 외에 마이크로컴퓨터에 대한 하드웨어 및 소프트웨어에 대한 지식이 매우 적고, 일단 마이크로컴퓨터가 고장나거나 평소 본 인터페이스와 다르면 속수무책이다. 비록 제조업자가 회계 소프트웨어를 설치할 때 시스템 교육을 했지만, 컴퓨터를 접해 본 적이 없는 일부 회계사들은 입문이 매우 느리고, 또한 비행기에 탑승할 때 자주 오작동이 발생하는데, 일단 잘못되면 자신을 길게 할 수 있다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 컴퓨터명언) (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 컴퓨터명언) (윌리엄 셰익스피어, 컴퓨터명언) < P > 4. 전산화 회계 파일 관리 문제의 원인

(1) 회계 전산화 자체에 대한 이해의 편차. 우리나라의 전산화사업은 시작이 비교적 늦었고, 사람들의 사유 관념은 아직 전산화의 의미와 중요성을 충분히 인식하지 못했다. 대부분의 단위 전산화는 수동 회계를 대체하는 데 사용됩니다. 단지 회계인의 부담을 줄이고 회계 효율을 높이는 데서 시작되며, 완전한 회계 정보 시스템을 구축하는 것이 기업에 미치는 중요성을 전혀 인식하지 못합니다. 기존 회계가 제공하는 정보를 적시에 효과적으로 기업 의사 결정 및 관리 서비스를 제공할 수 없습니다. 한편, 소프트웨어 업데이트 및 하드웨어 투자 등에 대한 지원이 부족한데, 기업 내부 LAN 을 구축하고 자체 웹 사이트를 등록하는 것은 말할 것도 없고, 정보기술의 장점을 이용하여 기업 운영의 효율성을 높이지도 못했다.

(2) 관련 부서의 관심을 끌지 못했습니다. 파일 관리 부서든 파일 형성 부서든, 아카이빙 업무에 대한 중시가 부족하고, 파일 부서에 필요한 조치와 그에 상응하는 업무 지침이 부족하여, 파일 형성 부서가 무엇을 제출하고, 얼마를 내든지 자연스런 상황에 맡기고, 전자 문서, 데이터 보관을 심각하게 방해하고 있다.

(3) 명확한 규칙과 규정이 부족합니다. 전자 문서에 대한 완벽한 제도 규범이 없기 때문에 전산화 회계 파일의 아카이빙 작업은 무질서한 상태에 있다. 서류는 여전히 수작업으로 관리하던 낡은 방식을 답습해 종이 서류만 보관하고, 원래 수작업으로 기록한 장부와 보고서를 컴퓨터로 인쇄한 장부, 보고서로 바꿨다. 따라서 회계 업무 업무만 강조하고, 회계 파일 관리를 무시하고, 회계 파일 표준화 관리를 회계원 직무 책임제에 포함시키지 않고, 회계 파일 관리를 전담하는 전문 인력을 갖추지 않았다. (윌리엄 셰익스피어, 회계, 회계, 회계, 회계, 회계, 회계)

(4) 전산 회계 소프트웨어 업그레이드가 빠릅니다. 회계 전산화 소프트웨어가 최근 몇 년 동안 자주 교체되고 업그레이드되었기 때문에, 원래의 관련 회계 소프트웨어와 문서도 쉽게 호환되지 않는 상황이 발생하기 쉬우며, 이 부분의 회계 자료를 잘못 처리하면 효과적인 보관과 발휘를 받을 수 없을 뿐만 아니라 내부 통제 제도의 요구 사항을 충족시키지 못한다. < P > 5. 전산화 된 회계 파일 관리 개선 방법

1. 전산화 된 회계 파일 관리 시스템 개선 < P > 회계 전산화 파일 관리는 중요한 회계 기본 작업입니다. 컴퓨터가 수동 회계를 대체한 후 회계 파일에 새로운 내용이 추가되었습니다. 따라서 컴퓨터 파일 관리 제도에서는 전산화 회계 파일의 보관, 보관, 대출, 백업 등에 대한 관리 제도가 있다. 전산화를 실시한 후에는 회계 전산화 파일에 대한 관리를 강화해야 한다. 기본 방법은

(1) 전산화 회계 파일의 보관 제도를 구축하는 것이다. 먼저 아카이브 범위를 결정해야 합니다. 전산회계 파일의 내용은 주로 본 단위의 각종 회계증명서, 회계장부, 회계명세서, 재무계획, 단위 예산 및 중요한 경제계약, 개발설계설명서, 그리고 소스코드 문서, 사용자 조작 규정 및 사용설명서, 전산화회계 및 계정 코드표, 회계보고 형식, 보고서 인출 공식, 자동이체공식 및 기타 계산공식, 검사공식 등을 포함한다. 회계 전산화 시스템이 개발하고 사용하는 모든 문서 및 소프트웨어 절차는 회계 파일로 보관해야 합니다. 회계 데이터는 서면으로 출력되기 전에 사본을 잘 보관하고 보관해야 하며, 회계 전표, 총계정 원장, 현금 분개 및 은행 예금 분개는 출력해야 하며, 세금, 감사 등의 관리 부서의 요구 사항에 따라 관련 장부, 보고서를 적시에 인쇄해야 합니다.

(2) 전산화 회계 파일 보관 시스템 구축 수공 방식과 일치하게 전산화방식으로 생성된 증명서, 장부, 표 등 회계 서류는 규정에 따라 서류보관을 해야 한다. 회계 관련 기능 부서는 합법적인 회계 파일 내용을 확인하고 국가 기록국의 기준에 따라 방압, 방진, 방광, 부식 방지 작업을 잘해야 합니다. 분류 및 일정 순서에 따라 데이터 디스크, 광 디스크 등에 대한 전산화 회계 파일 보관 제도를 수립하다. 일반적으로 기업은 회계 파일을 1 ~ 2 년마다 크게 정리해야 하는데, 종이 파일이 손상되면 수리해야 하는 반면, 마그네틱 미디어 파일은 디스크 등의 미디어 손상으로 인한 회계 데이터 손실을 방지하기 위해 1 년에 한 번 복제해야 합니다. 매년 연말 결산 후 회계 정보를 일회성 각인 시디에 기록하다. 이렇게 하면 CD 유효 보존 기간이 길어질 뿐만 아니라 (15 년 이상), 일반 회계 장부 보관의 요구를 충분히 충족시킬 수 있을 뿐만 아니라, 한 번 구운 후에는 CD 를 다시 쓸 수 없게 되어 데이터가 불법으로 수정되거나 바이러스에 의해 파괴되는 것을 효과적으로 막을 수 있다.

(3) 엄격한 차용 절차 시스템을 수립한다. 엄격한 전산화 회계 파일 대출 절차 제도와 사용 권한 제도를 수립하기 위해 전자 회계 파일 정보는 단위 책임자의 동의 없이 다른 단위나 개인에게 복사를 엄금하고, 회계 데이터 디스크는 재무 (파일) 실에서 꺼내서는 안 되며, 재무 담당자는 업무상 회계 파일을 열람해야 할 때 정해진 순서에 따라 제때에 돌려주어야 하며, 보관 파일을 열람하려면 관련 차용 수속을 밟아야 한다. 회사 내 각 부서가 만약 공적으로 회계서류를 열람할 필요가 있다면, 반드시 본 부서의 지도자의 비준을 거쳐 재무관리자의 동의를 받아야 파일 관리인이 열람할 수 있다. 외부 단위 인원은 공적인 요구로 회계 서류를 열람할 때 단위 소개서를 가지고 있어야 하며, 재무관리자의 동의를 받은 후에야 파일 관리자가 열람할 수 있으며, 파일 관리자가 열람자의 작업 단위, 열람일, 회계 파일명 및 열람이유를 상세히 등록할 수 있습니다. 마그네틱 매체에 보관되어 있는 회계 자료를 빌려 반납할 때는 바이러스 감염을 막기 위해 꼼꼼히 점검해야 한다.

2. 회계 부서의 인력의 질을 향상시키고 인력 배치 구조를 개선합니다. < P > 전산화 회계로 인해 전통적인 회계 기능뿐만 아니라 컴퓨터의 고속 컴퓨팅 및 분석 능력을 활용하는 다른 기능도 가능해야 하므로 전문가를 적절히 늘리고 전자 파일 관리를 강화하여 보다 효과적인 회계 정보를 제공하기 위한 기반을 마련해야 합니다. 동시에 전산화 된 소프트웨어 유지 보수 및 시스템 보안에 대한 요구 사항이 높습니다. 또한 회계 부서에서 특정 수의 컴퓨터 고급 인력을 추가하고 일상적인 운영을 유지하며 더 합리적이고 효율적인 소프트웨어를 개발해야합니다. < P > 회계시스템은 사람이 운영한다. 시스템이 안전한지 여부는 시스템 자체뿐만 아니라 운영이용자의 자질에 더욱 신경을 써야 한다. 효과적인 업무훈련과 양호한 직업윤리를 갖추지 못한 직원 자체는 시스템의 안전에 위협이 된다. 회계사의 컴퓨터 업무 자질을 높이기 위해서는 인재 훈련의 힘을 크게 강화해야 한다. 기업은 국제 수준에 입각하여 고급 기술 인재를 양성하거나 채용하여 기업 전산화사업을' 계산형' 에서' 관리형',' 지능' 으로 전환해야 한다. 각 기층 단위는 회계사들의 회계 전산화 지식을 배우고 제고하고 복합적인 인재를 양성하며, 본 부서에서 가능한 한 빨리 효율적인 회계 정보 시스템을 구축하는 조건을 적극적으로 지원하고 조직해야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 회계, 회계, 회계, 회계, 회계, 회계) < P > 동시에, 실사구시의 회계 전산화인력 교육 프로그램을 강화하고 제정하려면 실효를 중시하고 일률적으로 하지 말아야 한다. 회계 담당자, 시스템 유지 보수 담당자, 시스템 관리자는 내용과 요구 사항에 따라 교육해야 합니다. 시스템 유지 보수 인력은 사회의 컴퓨터 전문가를 가능한 한 채용해야 한다. 결국 컴퓨터 시스템 유지 관리는 전문성이 강한 작업이기 때문에, 이 컴퓨터 전문가들에게 간단한 회계 교육만 하면 좋은 결과를 얻을 수 있다.

3. 이론 연구를 중시하고 사상 중시 수준 향상 < P > 전산화 회계 파일 관리의 이론적 기본 문제 연구가 철저하고, 회계 소프트웨어 개발에 명확한 방향과 목표가 있어야 실제 업무의 요구에 더 잘 부합할 수 있고, 회계 업무에 더 잘 봉사하여 회계 전산화의 이익 원칙을 실현할 수 있다. < P > 회계 전산화를 실현하는 기업 단위, 관련 지도자는 전산화 회계 기록 자료의 과학화 관리의 중요성을 높이 인식하고 관련 제도의 설립을 촉구해야 한다. < P > 이와 함께 회계법규 시행력을 강화하고, 단위 책임자의 제 1 책임자 의식을 강화하고, 법기 관념을 강화하고, 법법에 의거하고, 법 집행은 엄하고, 위법은 반드시 조사해야 한다. 따라서 회계위반 행위가 발붙일 곳이 없다. < P > 6, 결론 < P > 전산화 회계 파일은 회계 파일의 일부로, 전통적인 형식의 회계 파일과 긴밀하게 연계되어 있다. 전통적인 형식의 회계 파일이 전산화 회계 파일의 기초라면 전산화 회계 파일은 전산화의 독특한 개성으로, 미래 회계 규범화, 현대화의 발전 방향을 대표하므로 전산화 회계의 강력한 기능을 충분히 발휘해야 한다. 전산화 회계 파일 관리라는 기초 회계 업무를 잘 해야 한다.

참고 문헌

장전 .21. 전산화 환경이 회계 파일에 미치는 영향 및 관리 요구 사항.

이신혜.22. 전산화 회계 파일은 주의해야 할 문제.

곽리핑.22. 전산화 회계 파일 제도 수립