기업 파일을 잘 관리하는 방법

소개: 파일 관리 작업이 잘 수행되면 회사의 고위 관리자가 회사의 전반적인 운영 상태를 적시에 이해하고 비즈니스 전략을 조정할 수 있는 정확한 기반을 제공할 것입니다. 한편, 기업의 비즈니스 결과를 정확하게 파악하는 것은 사회의 모든 당사자에게 도움이 되며, 기업과 모든 관련자 간의 유익한 협력을 위한 견고한 기반을 마련합니다. 파티. 기업 기록 보관소 관리를 잘하는 방법

첫째, 리더십의 관심은 기본입니다.

현재 기업 기록 보관 기관의 발전 수준은 일반적으로 낮음, 이는 리더십에 부합하지 않습니다. 보관 작업에 대한 관심 부족은 많은 관련이 있습니다. 기록 보관소는 일종의 역사문화유산이자 무형자산이기 때문에 경제적, 사회적 이익을 직접적으로 창출할 수 없기 때문에 기업의 기록 보관소 구축을 무시하는 경우가 많다. 괜찮지만 이 아이디어가 편견인지는 모르겠습니다.

우선, 비즈니스 리더는 보관실에 있는 파일의 가치와 이러한 파일이 회사 업무에서 수행하는 역할(예: 참조, 기록, 상품권 및 문서)을 명확히 이해해야 합니다. 작업 중인 기타 문서 및 자료는 기업 개발에 상당한 영향을 미칩니다.

둘째, 기업인들은 기록실에 대한 투자를 늘려야 하며, 기록실의 창고 건설, 장비 개선, 인재 도입 등에 대한 정책 우대 및 재정적 지원을 제공해야 한다. 셋째, 기업의 리더들은 아카이브의 서비스적 성격을 충분히 인식해야 한다. 아카이브의 합리적인 이용과 아카이브의 보안 및 기밀성을 유기적으로 결합하여 아카이브 구축을 선순환으로 이끈다.

둘째, 하드웨어 시설이 기반이다

기업 기록 보관소는 하드웨어 시설에 대한 투자가 상대적으로 적고, 기록 보관실과 도서관조차 두 개의 분리된 파일 기준을 충족할 수 없다. 표준화되어 있지 않고 필요한 장비도 부족하여 기록정보화 구축이 불가능하다. 완벽한 하드웨어 설비 관리는 기업 기록 보관소 서비스 기능 향상과 생산을 위한 일선 서비스 보장의 기본이라고 볼 수 있습니다. 가장 기본적인 하드웨어 설비가 보장되어야 서비스가 원활하게 구현될 수 있으며, 그래야만 기업 파일이 좋은 생활 환경을 가질 수 있고 더 나은 작업을 통해 기업 사용자에게 서비스를 제공할 수 있습니다.

셋째, 완벽한 관리가 원천입니다

새로운 상황에서 기업 아카이브는 계속해서 앞서 나가고 기업 발전의 속도를 면밀히 따라가고 핵심 사항을 강조하며 작업이 발전하는 곳마다 아카이브 작업이 확장되어 어디에서나 생산의 최전선에 효과적으로 서비스를 제공할 것입니다. 기록 보관소 건설은 주로 두 가지 측면에 반영됩니다. 첫째, 회사의 기존 기록 보관소 수집을 늘리고, 수집 범위를 확장하고, 수집 채널을 넓히고, 기록 보관소의 수집, 분류 및 보관을 완전히 수행합니다.

이 작업은 아카이브 작업의 중요한 부분이자 기업 봉사의 전제이자 기반입니다. 업무에서는 핵심 사항에 집중하는 방법을 배워야 하며, 기업 업무와 밀접하게 관련된 전문적, 학문적 정보를 수집하고 보관하는 데 주의를 기울여야 합니다. 두 번째는 기존 아카이브 결과의 변형을 늘리는 것입니다. 기록 보관소에는 수많은 귀중한 정보가 담겨 있습니다. 기록 보관소의 기록 자원을 어떻게 통합하고, 죽은 정보를 살아있는 결과물로 변환하며, 이용자에게 만족스러운 정보 서비스를 제공하는지도 완벽한 구축의 핵심입니다.

넷째, 개발과 활용이 핵심이다

수집된 자료가 흩어져 있고 무질서한 경우가 많아 아카이브의 개발과 활용에 도움이 되지 않는다. 아카이브 작업은 폭넓은 범위에서 시작되어야 한다. 그 중에서 보존가치가 있는 정보를 선별하여 과학적으로 분류하고, 일정한 원칙과 방법에 따라 체계적으로 결합, 배열하여 문서의 역사적 연관성과 형성규칙을 유지하고, 이를 식별한 후 가치 있는 정보로 전환합니다. , 과학적 방법을 사용하여 기록 정보의 개발 및 활용을 적절하게 보존하고 신뢰할 수 있는 보장을 제공합니다. 기록정보자원은 활용을 통해 그 자체의 가치를 실현해야 합니다. 정보 자원을 사용하는 동안 우리는 손실을 방지하기 위해 아카이브 자원의 무결성과 보안을 유지하는 데 주의를 기울여야 합니다.

따라서 기록관 직위 책임제, 기록물 대여 제도, 활용 및 보관 제도, 기록물 파기 제도, 기록물 비밀유지 제도 등 기록물 관리체계를 구축하고 개선하여 기록물 비밀유지 시스템을 강화할 필요가 있다. 아카이브 관리. 동시에 과학적 검색 시스템을 개발하여 파일 검색 속도와 정확성을 높이고 기업용 서비스를 빠르고 정확하게 제공할 수 있습니다. 우리는 기록 보관소의 개발과 활용에 필요한 조건을 제공하기 위해 완전하고 실용적이며 지원적인 검색 도구를 컴파일하기 위해 열심히 노력해야 합니다.

다섯째, 첨단 기술이 지원됩니다

기업 단위의 아카이브 관리는 대부분 수동 작업을 채택하고 있어 쿼리 효율성이 낮고 쿼리가 잦으며 노동 강도가 높은 문제가 있습니다. , 종이 파일 보관 공간이 넓고 관리가 어렵다는 문제가 있습니다. 오늘날 과학기술의 발달로 컴퓨터의 대중화는 기록물 접근 관리 시스템에 따라 컴퓨터 상에서 검토 프로세스 링크를 구현하고 최종적으로는 검토 목적을 달성하게 된다. 과정. 컴퓨터를 활용하여 관리하면 번거로운 수동 검색을 피할 수 있고, 파일 검색자의 권한에 따라 해당 파일을 제공할 수 있으며, 유출 발생도 방지할 수 있습니다. 이는 내부 문의를 용이하게 할 뿐만 아니라 사무실 효율성도 향상시킵니다.

여섯째, 서비스 개념이 목적이다

기록관리 인력의 취약한 서비스 인식은 기록정보의 종합적 활용에 심각한 영향을 미치고 사회적, 경제적, 문화적 가치와 발전을 저해하고 있다. 인적자원의 가치가 완전히 실현되었습니다. 오랫동안 기업 및 단위 기록 보관소에서는 기밀 유지에 중점을 두고 활용을 소홀히 하는 현상이 심각해 왔으며, 기밀 유지와 활용의 관계가 제대로 처리되지 않아 기록 보관실이 순수한 기밀 보관실로 전락하고 있습니다.

아카이브 정보 활용에 상당한 영향을 미친다. 기록관리인이 좋은 서비스를 제공하려면 먼저 기록실의 보관상황을 알리는 것이 기록정보자원의 개발과 활용을 위한 일차적인 전제조건이다. 아카이브 직원은 자신이 형성한 아카이브에 대해 잘 이해하고 있기 때문에 업무 중 문제가 발생하면 자연스럽게 아카이브를 활용해 문제를 해결하려고 생각하게 된다.

두 번째 단계는 적극적인 서비스, 즉 근로자가 있을 때이다. 아카이브를 숙지하고 마스터하며, 아카이브 활용 업무규칙을 기반으로 다양한 이용자의 활용 동향을 예측하고 적극적으로 아카이브 서비스를 제공하며, 최종적으로 선진화된 서비스 감각을 확립하고, 다양한 채널과 다각적인 방식으로 아카이브 정보를 개발한다. 형태화하고, 폐쇄형 서비스를 공개 서비스로 전환하고, 아카이브를 정리하여 연구와 시스템 제공을 결합하여 사용자가 원하고 필요한 것을 제공하고, 아카이브 작업의 결과를 기업 정보 구축과 결합하도록 노력해야 합니다. 현대 정보 기술과 기존 플랫폼의 발전을 바탕으로 우리는 보관 정보에 대한 사용자의 요구를 최대한 충족시킬 수 있습니다.

일곱째, 인력의 질이 담보

어떤 사람들은 아카이브 작업이 매우 실용적인 직업이라고 생각하고, 실제 작업에서 그 원리와 방법을 탐구하고 숙달하면 된다고 생각하는 사람들도 있다 . 아카이브 업무에 대한 경영지식을 체계적으로 연구하고 적용하는 데 특별한 관심을 기울이는 사람은 거의 없다. 실제로 기록 보관 작업은 매우 실용적이기는 하지만 기록 보관인에게 전문적인 업무 수행 능력, 학문적 자격, 자격 등 특정 전문적 자질을 요구합니다.

정보기술의 발달로 기록정보망 구축 과정에서 기록보존인은 정보 데이터베이스의 구축자이자 유지관리자일 뿐만 아니라 기록정보자원과 이용자 사이의 가교 역할을 하게 된다. 이를 위해서는 기록관리 업무에 능숙하고, 컴퓨터 관리 소프트웨어와 하드웨어, 네트워크, 보안 및 기타 기술에 능숙한 복합인재를 조속히 양성하여 기록관리 업무에 참여할 수 있도록 하는 것이 필요하다. 기록정보 구축의 전 과정을 파악하고, 운영과정에서 발생할 수 있는 다양한 기술적 문제를 이해 및 파악하며, 정보화 과정을 위한 우수한 인재를 확보한다.