파일 관리 방법

파일 관리 작업을 잘하려면 파일 관리에 어떤 내용이 있는지 알아야 합니다.

0 1 엔터프라이즈 파일 수집

서류는 기업 직원들이 일상 업무에서 생성하는 것이다. 문헌 자료를 보관하려면 먼저 가치 있는 내용을 수집해야 한다. 구체적인 시행에서, 우리는 서류제도를 수립하고 보완해야 한다. 파일 보관 범위, 보관 시간 및 해당 보관 기간을 명확히 합니다.

전통적인 종이 서류의 경우, 규제가 명확해지면 서류관리원들은 적극적으로 서류를 수집하고 정리하고 정리한 서류를 수거하여 수거할 것을 제때 독촉하고, 검사한 후 정리해야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 템플릿, 문서명언) (윌리엄 셰익스피어, 템플릿, 문서명언) 파일 관리 시스템을 사용하는 기업의 경우 파일 관리 전문가가 일상적인 타사 소프트웨어에서 파일 관리 시스템으로 직접 이동하거나 직접 스캔하여 파일 관리 시스템으로 업로드하도록 지정할 수 있습니다.

02 엔터프라이즈 아카이브

파일 수집이 완료되면 엔터프라이즈 파일 관리자는 모든 사례를 구분하고 아카이빙 단위를 결정해야 합니다. 둘째, 파일은 소스, 시간, 주제, 내용 및 알파벳순으로 분류됩니다. 범주화 파일은 보류 중인 파일에 나타나지 않도록 그룹화됩니다. 그런 다음 파일을 정리하여 영구 볼륨, 장기 볼륨, 단기 볼륨으로 분류합니다. 볼륨 내 파일은 본문, 원고, 첨부 요청, 답변 등을 한데 모아 파일 목록과 파일 목록을 작성하며 4 ~ 5 부를 복사한다. 그리고 서류를 정리해야 한다. 낫의 두께가 적당해야 한다. 1cm-2cm 사이에서 제어하는 것이 좋습니다. 재질이 너무 좁으면 자동차 가장자리를 추가해야 합니다. 재료는 깔끔하게 접어야 한다. 신분을 밝히기 어려운 것은 복사본을 첨부해야 한다. 마지막으로, 보관 기한을 정하고, 문서 목록을 작성하며, 일정한 순서에 따라 보관을 정리한다.

위에서 설명한 것은 전통적인 파일 보관 및 정리 방법입니다. 파일 관리 시스템을 사용하는 기업의 경우 시스템에 직접 파일 관리 프레임워크를 내장할 수 있고, 엔터프라이즈 파일은 단일 또는 대량 시스템에 업로드할 수 있으며, 항목을 연결하고 속성을 편집하면 됩니다.

03 엔터프라이즈 파일 보관

전통적인 종이 서류와 물리적 서류의 경우, 기업은 서류를 보관할 수 있는 전문 장소나 전문 보관소를 설립하고, 기록실의 도난 방지, 방수, 습기 방지, 먼지 방지, 쥐 방지, 눈부심 방지 등의 업무를 잘 해야 한다. 파일 관리 시스템이 온라인 상태라면 물리적 기록실에 다양한 온도 및 습도 센서를 배치하고 실시간 데이터를 플랫폼으로 반환하여 파일 환경을 적시에 효과적으로 조절할 수 있습니다.

이 파일 관리 시스템은 기업의 전자 파일을 안전하게 보관하고 사용하면서 물리적 창고의 재고 압력을 줄일 수 있다.

엔터프라이즈 파일 평가

모든 자료를 보존해야 하는 것은 아니므로 보관할 가치가 있다. 국가, 사회, 기업에 보존가치가 있는 서류와 자료들만 보존이 필요하다. 검증을 거쳐 업종과 회사의 관련 규정에 따라 서류의 보관 기간 (영구, 장기 또는 단기) 을 결정해야 한다. 관련 규격이 제정된 후 서류인은 규범에 따라 확정할 수 있고, 불분명하거나, 서류관리 전문가에게 문의하여 결정할 수 있다.

파일 관리 시스템에서는 프로세스 신청서를 제출하고 관련 부서와 전문가의 의견을 종합하여 논란이 있는 파일을 체계적으로 평가할 수 있습니다.

05 엔터프라이즈 파일 폐기

실효된 서류의 경우, 서류원들은 진지하게 감별하고, 파기 목록을 작성하고, 파기 수속을 밟아야 하며, 기업이사회나 사장의 비준을 거쳐야 파기할 수 있다. 파기 시 두 명 이상의 감독 판매가 필요하다.

엔터프라이즈 파일 관리 시스템에서 유연한 파일 보존 기간 설정을 제공합니다. 파일 관리자는 시스템에서 파일 보존 기간을 쉽게 확인할 수 있으며 온라인으로 신청서를 제출하면 바로 폐기할 수 있으며, 폐기 신청과 서류는 모두 기록되어 있습니다.

기업 파일의 대출 및 활용

기업 파일은 기업 기밀 문건과 관련되어 있으며, 일상적인 대출 활용 과정에서 규범 관리 및 기밀 유지 작업을 잘 해야 한다. 물리적 파일이든 전자 파일이든 누구나 파일을 사용하는 사람은 모두 조회 목록을 작성해야 하며, 조회 권한과 비밀 문건에 따라 각 측 지도자의 서명을 거쳐야 열람할 수 있다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 전자파일, 전자파일, 전자파일, 전자파일, 전자파일, 전자파일)

물리적 파일이라면 파일의 무결성을 보장하기 위해 무단 변경, 스케치, 절단, 발췌, 해체, 훼손을 해서는 안 된다. 외부 부서에서 서류를 빌릴 때, 보유 단위의 소개서를 가지고 있어야 하며, 사장의 비준을 거친 후에야 빌릴 수 있으며, 기록실에서 벗어나서는 안 된다. 복사한 내용도 반드시 사장의 비준을 거쳐야 심사한 후에야 체크아웃할 수 있다. 전자 파일을 빌릴 경우 시스템의 기밀성이 매우 좋으며 파일 유통에 큰 편리함을 제공합니다. 너는 시스템의 규범에 따라 조작하기만 하면 된다.

환박통은 기업에' 온라인+오프라인' 과' 실체+전자' 의 전 과정을 제공하는 지능적인 파일 관리 서비스를 제공할 수 있다. 엔터프라이즈 파일 관리에는 전문 파일 관리자뿐만 아니라 전문 파일 관리 도구도 필요합니다. Huibo 범용 파일 관리 소프트웨어는 서비스에 적용되어 기업이 지식을 축적하고 성장을 가속화할 수 있도록 도와줍니다.