사무실 비서가 갖추어야 할 12가지 능력

1. 관찰력

훌륭한 비서는 관찰력이 좋아야 합니다. 즉, 직장에서 언제 어디서든 세심한 주의를 기울이는 사람이어야 합니다. 당신이 섬기는 지도자들을 잘 관찰해야 합니다. 지도자들에 대해 더 많이 이해할수록 두 당사자 사이의 암묵적인 이해의 정도는 높아질 것입니다. 할당된 작업이 어떻게 진행되고 있는지, 어떤 피드백 정보가 있는지 등 비즈니스 프로세스를 잘 관찰하세요. 동료들 사이의 관계가 화목한지 등 주변 환경을 잘 관찰하는 것이 주도적으로 업무를 수행하는 데 도움이 됩니다. 사람의 관찰 능력에는 개인차가 있으며, 이러한 차이는 사람의 타고난 자질, 습득한 실무 활동 및 훈련과 밀접한 관련이 있습니다. 좋은 관찰력은 지속적인 수양과 운동의 결과입니다.

2. 기억 능력

기억은 과거 경험에서 일어난 일을 인간의 두뇌에 반영하는 것입니다. 비서 기능의 핵심은 리더십 기능의 확장과 보완이다. 리더들은 비서에게 '정보 데이터베이스'를 요구하는 경우가 많다. 기억력에 있어서 비서는 '정확'하고 '내구성'이 있어야 하며, 정확성이란 대상을 일탈 없이 정확하고 정확하게 반영하는 것을 의미하고, 지속성은 관련 내용을 오랫동안 확고하게 기억할 수 있는 것을 의미합니다. 좋은 기억력은 지속적인 훈련과 운동의 결과이기도 합니다.

3. 분석 판단 능력

분석 판단 능력은 사물을 분석하고 구별하고 연구하는 사람의 능력을 말합니다. 좋은 분석력과 판단력을 갖는 것은 비서 업무의 요구 사항일 뿐만 아니라 리더의 비서에게도 요구 사항입니다. 강력한 분석 및 판단 능력을 갖춘 사람들은 학문적 전문성, 기술 및 전문성을 갖추고 있으며 자신의 전문 분야에 대한 독특한 통찰력을 갖고 있는 경우가 많습니다. 비서는 강한 분석력과 판단력, 지식에 대한 강한 열망을 갖고 부지런히 사고하는 습관을 기르고 이를 지속적으로 실천하고 배양해야 합니다.

4. 적응성

소위 적응성이란 환경, 조건, 상대 등이 변할 때 적시에 조치를 취하여 신속하게 대응하는 능력입니다. 적응성은 일종의 빠른 재치이자 비서 직원의 지능에 대한 포괄적인 테스트입니다. 광범위한 지식, 뛰어난 지혜, 민첩성 및 풍부한 경험이 필요합니다. 적응력을 기르기 위해서는 미리 계획하고 치밀하게 계획하는 습관을 길러야 하고, 용기 있게 실천해야 하며, 넘어지는 것을 두려워하지 말고, 요약하고 하나의 사례에서 추론하고 경험을 축적하는 데 능숙해야 합니다.

반면에는 전문적인 능력, 즉 비서의 전문적인 능력이 있습니다.

5. 속기 능력

속기란 의사소통과 사고에서 사용되는 언어를 간단한 기호나 코드, 약어 규칙을 사용하여 시각적인 형태로 변환하는 기술적인 방법입니다. 리더의 지시와 지시, 회의 내용 등을 빠르고 정확하게 기록하기 위해서는 비서들이 약간의 속기를 익힐 필요가 있다.

6 표현능력

표현능력은 사람이 자신의 생각, 감정, 생각, 의도를 언어, 문자, 그래픽, 표현 및 동작을 사용하여 분명하고 명확하게 표현할 수 있는 능력을 의미합니다. 다른 사람들이 이해하고, 경험하고, 마스터하게 하는 데 능숙합니다. 표현능력은 크게 말하기 표현능력과 쓰기 표현능력을 포함한다. 이런 점에서 비서직원은 '명확하고, 합리적이며, 생생'해야 한다.

7 듣기 능력

듣기 능력은 다른 사람의 대화를 이해하고 이해하고 기억하는 종합적인 능력입니다. 비서직원은 고도의 집중력과 정확하고 빠른 이해력을 갖추어야 합니다. 좋은 경청 기술은 비서가 직장에서 말하는 사람의 의도를 정확하게 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이를 위해서는 비서가 더 많이 배우고, 더 많이 듣고, 더 많이 질문하고, 더 많이 생각해야 합니다.

8 편집 및 교정 기술

일상 업무에서 문서 작성, 문헌 편집, 회의 정보 준비, 작업 보고서 편집 및 전문 출판물에는 모두 다음이 필요합니다. 비서 직원 편집 및 교정 기술. 이 분야의 능력을 향상시키기 위해서는 비서가 모든 종류의 정보를 적시에 정확하게 반영하고 리더십의 관리 및 의사 결정에 봉사할 수 있도록 학습을 강화하고 언어 능력을 향상시켜야 합니다.

9. 서비스 능력

서비스 능력은 비서가 일상의 다양한 업무를 독립적이고 효율적으로 처리하는 능력입니다. 비서 업무의 범위는 내부 업무이든 외부 업무이든 매우 광범위하므로 이를 처리할 수 있어야 합니다. 업무 능력을 향상시키기 위해 비서는 자신의 책임 범위를 명확하게 정의하고 업무 절차를 알고 업무의 우선 순위를 정해야 합니다.

10 장비 운용 능력

사무 자동화 장비의 적용은 비서의 업무 방식에 엄청난 변화를 가져왔습니다. 이를 위해서는 비서가 사무기기 운용 능력을 향상시키기 위해 다양한 전문 업무 기술을 습득해야 합니다.

11 사회 및 홍보 능력

비서 직원은 심리적 지식을 배우고 인성 함양을 강화하며 사회 및 홍보의 특성, 원리 및 방법을 이해하고 숙달하며 정서적 의사 소통 능력을 향상해야 합니다. , 적절하게 말하고 행동하십시오.

12. 조사 능력

비서는 조사 연구 및 통계의 기본 방법을 숙지하고, 모든 측면에서 정보를 수집하는 방법을 배우고, 종합적인 분석에 능숙하여 리더십에 대한 자문 서비스를 제공해야 합니다. 의사결정.

사무실 비서의 예절 지식

(1) 존중

비서는 직장에서 기관과 리더를 대표하는 경우가 많으며 의사소통하는 사람들을 전적으로 존중해야 합니다. '존중 우선' 원칙을 반영합니다.

다른 사람과 대화할 때 비서는 사람들에게 "거만하다"는 느낌을 주지 않도록 다른 사람보다 높게 서거나 앉으면 안 됩니다. 의자에 머리를 뒤로 젖히거나, 다리를 높게 꼬거나, 발가락을 들어 상대방을 직접 향하게 하여 상대방이 느슨하고 거만하다는 인상을 주지 않도록 하십시오. 상대방이 이성인 경우 불편함이나 오해가 생기지 않도록 일정한 거리를 유지해야 합니다.

대화 중에는 상대방을 두 눈으로 바라보고, 에너지가 넘치며, 집중하는 듯한 표정을 짓고, 가끔 고개를 끄덕여 듣고 있다는 표시를 해야 한다. 이때, 멍하니 지친 표정으로 주위를 둘러보면 대화에 부주의하거나 조급해 보인다고 생각되기 쉽고, 춤을 추거나 손가락질을 하거나 큰 소리로 이야기를 하면 상대방이 생각하게 되기 쉽습니다. 당신은 오만하고 경박하며 오만합니다.

(2) 자연스러움

비서는 자연스럽게 행동하고 거짓, 인위적, 경직성, 비좁음, 강요를 피하는 것이 적절합니다. 비서는 다른 사람들과 교류할 때 미소를 지으며 친절함과 열정을 표현해야 하며, 얼굴 전체에 미소를 짓거나 억지로 행복해지려고 해서는 안 됩니다. 그렇게 하면 사람들에게 고의적으로 환호를 보내는 듯한 인상을 줄 수 있기 때문입니다. 또 다른 예를 들면, 기쁠 때 자연스러운 미소를 보여줄 수 있다. 고개를 기울이거나 미소를 짓거나, 아무도 지켜보지 않는 것처럼 끝없이 웃는 것은 적절하지 않다. 동작을 할 때는 네 손가락을 모아야 하며 새끼 손가락을 올리지 마십시오. 지인들과 어울릴 때는 친절하고 캐주얼해야 하지만, 똑바로 앉거나 웃는 모습은 적절하지 않습니다.

(3) 꾸준함

비서의 업무는 복잡하고 사소하지만 누락의 여지가 없습니다. 이를 위해서는 비서가 꾸준하고 안정적으로 질서 있게 행동해야 하며, 바쁘지만 혼란스럽지는 않습니다. 그래야만 당신의 독특한 의미를 보여줄 수 있습니다. 업무 보고 시에는 차분한 표정을 짓고 명확하게 말하며 자유롭게 말해야 합니다. 물건을 집을 때에는 먼저 상황을 명확하게 보아야 쉽게 파악할 수 있습니다. 회의실에 앉을 때에는 조심하고, 온화하고 안정적으로 앉고, 흔들리지 말고, 이리저리 발을 디디고, 좌석을 당기고, 고의든 아니든 방해가 되는 소음을 내십시오. 문을 두드릴 때는 때리거나 차는 대신 손가락으로 가볍게 두드려야 하며, 문을 닫을 때는 세게 세게 내리치거나 발로 차는 대신 양손으로 가볍게 밀어 올려야 합니다.

(4) 위엄

비서의 가만히 있는 자세가 위엄이 있다. 우리나라에는 전통적으로 "소나무처럼 서고, 종처럼 앉고, 활처럼 눕는다", "머리는 곧게, 어깨는 펴고, 가슴은 넓게, 등은 곧게 편다", "색: 이화, 이징" 등 일련의 표현이 있다. , Yizhuang" 등 에티켓 요구 사항은 모두 품위있는 행동의 아름다움에 관한 것이며 이러한 요구 사항은 비서에게도 적용됩니다.