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비서가 예의지를 접대하다
개요: 언어 예절은 비서에게 꼭 필요한 소양일 뿐만 아니라 중요한 직업 기술이기도 하다. 비서는 언어 예절의 기본 요구 사항을 따라야 하며, 언어는 예의 바르고 정확하며 간결하며 진실하고 자연적이어야 한다. 말의 구체적인 규칙을 파악해야 한다. 말의 속도와 음량이 적당하고, 말투가 온유하며, 표정, 손짓, 몸짓이 조화를 이루고, 대화에서 예의 바르게 대해야 한다. 경청하고, 피하고, 대화 환경에 주의를 기울이는 데 능하다.
키워드: 비서 언어 대화 규칙
언어는 인간의 사고와 교류의 도구이며, 사람들이 정보, 사상, 감정을 교류하는 유대와 다리이다. 비서직의 특수성은 그가 자주 언어로 지도자, 동료, 고객과 소통해야 한다는 것을 결정한다. 얼굴을 맞대고 이야기를 나누든, 교류 도구를 사용하든 언어 예절을 익혀야 한다. 언어 예절은 비서에게 꼭 필요한 소양일 뿐만 아니라 중요한 전문 기술이기도 하다.
첫째, 비서 언어 및 에티켓의 기본 요구 사항
(a) 언어는 문명화되고 예의 바르게 해야 한다
잘 훈련된 현대 비서로서, 너는 사람들과 이야기할 때 문명적이고 우아한 언어를 사용해야 한다. 수양에 주의하고 욕설을 하지 마라. 자신의 감정을 통제하고, 화난 말이나 불평을 하지 마라. 서로 솔직하고 빈말과 거짓말을 하지 않는다. 상대방의 감정을 배려하고, 완곡한 단어로 말하기가 불편한 말을 주의해라. 대화에서 안녕하세요, 제발, 감사합니다. 죄송합니다. 안녕히 계세요. 또한 비서는 중국 전통의 예의용어를 사용하여 다른 사람에 대한 존중을 나타내는 법을 배워야 한다. 예를 들면 손님을 기다리거나 떠나기 전에 미안하다고 말하고 의견을 구하는 등. 문명적이고 예의 바른 언어는 조화되고 유쾌한 대화 환경을 만들어 신뢰, 친절, 우호적인 대화 분위기를 형성하고 비서가 좋은 사회적 이미지를 형성하고 성공적인 대화를 위한 토대를 마련하는 데 도움이 된다.
(b) 언어는 정확하고 간결해야 한다
대화에서 언어 사용의 정확성과 적절성은 대화의 효과에 직접적인 영향을 미친다. 우선, 내용은 정확해야 한다. 콘텐츠 조직은 명확하고, 논리적이며, 중점적이고, 의도를 정확하게 전달해야 한다. 둘째, 언어는 정확해야 한다. 선택어는 문장이 정확하고, 문법규범에 부합하며, 모호하고 애매모호한 단어의 사용을 피한다. 셋째, 표현은 정확해야 한다. 발음을 바로 잡고 잘못된 소리를 내고 잘못된 소리를 읽지 마십시오. 발음이 분명하고, 모호하지 않고, 모호하지 않고, 지방 억양이 섞이지 않는다.
-응? 말이 많지 않지만 글이 교묘한가? 말을 할 때는 되도록 간결하고, 간단하고, 명료해야지, 지루하고 번거롭지 마라. 이미 한 말을 반복하지 말고 (손님이 요구하지 않는 한), 모호한 대화 방식을 피하라. 예를 들면? 그럴지도 모르지, 그렇지 않니? ,? 이렇게 해야 하지 않을까요? 。 단어 중복 방지 (예:? 여기요, 여기요, 여기요? 다른 말로 하자면, 다른 말로 하자면? 。
(c) 언어는 진실하고 자연적이어야 한다
담화 성공의 전제는 쌍방이 모두 성실해야 한다는 것이다. 진실하고 솔직하게 상대편을 대해야 조화로운 대화 환경을 가질 수 있다. 성실한 교류는 상대방을 신뢰하는 표현이고, 진실한 언어는 상대방의 감정을 불러일으키고, 상대방에게 좋은 인상을 남길 수 있다. 상급자에 대한 존중, 겸손, 신중함, 그러나 비위를 맞추기만 해서는 안 된다. 오직 승낙하는 것은 다음과 같다. (윌리엄 셰익스피어, 겸손명언) 동료와 부하 직원에게 겸손하고 우호적이며 평등하게 대해야 하며, 높은 곳에서 내려다보는 것을 삼가고, 독선적이고, 횡포하는 것을 삼가야 한다. 비서가 직장에서 성실한 태도와 자연스러운 언어 표현은 효과적인 소통의 기초이다.
둘째, 비서가 말하는 구체적인 규칙
(1) 속도와 볼륨이 적당하고 말투가 적당하다.
비서의 음량은 적당해야 하고, 대화 소리가 크고, 소음이 나고, 여성스럽지 않아야 한다. 목소리가 너무 작아서 무뚝뚝하게 들리고, 대범하고 자신감이 없어 표현 효과에 영향을 미친다. 적당히 완곡하고 부드러운 소리가 듣기 좋다. 대화에서 말을 너무 빨리 하고, 너무 느리게 하고, 갑자기 느리게 하면 효과에 영향을 줄 수 있다. 일반적으로, 조금 느린 발음은 속사한 발음보다 더 쉽게 받아들여질 수 있지만, 너무 느려서 의미가 일관되지 않게 할 수는 없다. 말투가 평화롭고, 말투가 너무 많지 않다. 남을 존중하고, 평등하게 대하고, 선량하고 겸손하며, 남을 헐뜯지 말고, 함부로 남을 비난해서는 안 된다.
(b) 표정, 몸짓, 몸짓으로
말을 잘하는 사람은 항상 표정, 몸짓, 몸짓을 이용해 자신의 언어를 조율하고 강조하며 청중을 끌어들이고 자신의 발언을 더욱 생동감 있게 한다. 표정과 몸짓은 대화 내용과 조화를 이루어야 한다. 적절한 표정과 손짓은 웃음과 손을 흔드는 것과 같이 대화를 더욱 표현적으로 만들 수 있다. 하지만 과장된 표정이나 잦은 제스처는 대화 앱의 효과를 망칠 수 있다. 예를 들어 유쾌하게 대화하고 춤을 추는 사람이 있어 불안정한 인상을 남길 수 있다. 적당한 표정과 몸짓만이 대화에 색채를 더할 수 있다.
비서는 자세와 앉는 자세가 있어야 한다. 서서 손님과 이야기할 때 몸을 똑바로 세우고 말할 때 흔들림을 피하세요. 보통 손님과의 거리는 60- 100cm 사이입니다. 손님과 너무 가까워서 손님의 사생활을 침해하고, 한편으로는 손님에게 스트레스감을 느끼게 한다. 손님과 너무 멀어서 큰 소리로 말해야 하고, 하나는 멀어 보인다. -응? 대화에서 올바른 앉은 자세는 품위 있고 대범한 느낌을 줄 뿐만 아니라 사람들의 다른 심리 상태와 타인을 대하는 태도도 반영할 수 있다. (윌리엄 셰익스피어, 햄릿, 자기관리명언) -응? 예를 들어, 깊이 앉아 있는 것은 어느 정도의 심리적 우세와 자신감을 나타낸다. 얕게 앉다 (앞에 앉다) 는 존경과 겸손을 나타내고, 지나치게 얕게 앉으면 열등감과 아첨하는 혐의가 있다.
(c) 상호 대화에서의 양보
대화는 일종의 합작으로, 두 명 이상의 사람들이 서로 생각과 의견을 교환하는 것이다. 비서는 대화에서 예의와 타인을 존중해야 한다. 단독으로 이야기할 수도 없고, 처음부터 끝까지 침묵을 유지할 수도 없고, 대화가 냉담하게 될 수도 없다. 대화에서, 너는 열정적이고 적극적으로 협력해야 한다. 남의 대화를 함부로 방해하지 마라. 이렇게 하면 상대방의 사고를 방해하고 대화 효과를 망칠 뿐만 아니라 독선적인 느낌을 주고 주인의 역할을 찬탈할 수 있다. 자기 의견을 고집하지 말고, 억지로 이치에 맞지 않는다. 현장에 있는 사람들이 충분히 발언하게 하고, 각자 자신의 의견을 표명하고, 브레인 스토밍하고, 장점을 취하여 단점을 보충하게 하다. 일반적으로 직접 상대방의 의견을 부정하지 말고 필요한 경우 언어를 완곡하게 해야 한다.
셋째, 비서의 언어 담화 주의사항
(a) 경청에 능하다
우리는 항상 좋은 입담이 있는 사람이 먼저 말을 해야 한다고 생각한다. 사실, 경청을 잘하는 것이 대화에서 더 중요하다. 왜냐하면? 당신이 상대방의 말을 참을성 있게 듣고 진실하고 존중심을 나타낸다면 상대방도 기꺼이 당신과 교제할 수 있습니까? (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 믿음명언) 。 좋은 경청자는 원활한 대화를 위한 전제와 보증이다. 우선 집중하세요. 예의 바르게 눈을 유지하고 손님을 바라보며, 손님의 코눈 삼각형 안에 머물며, 위를 똑바로 쳐다본다. 응시하는 시간은 전체 대화 시간의 약 3 분의 1 에서 3 분의 2 를 차지한다. 대화 중에 두리번거리고 작은 행동을 하는 것은 모두 주의력이 집중되지 않고 정신이 방황하는 표현이며, 하품, 기지개, 시계를 보는 것은 모두 귀찮고 지겨운 표현이다. 둘째, 우리는 반드시 대응해야 한다. 회심의 미소, 칭찬의 고개를 끄덕이고, 가끔 질문하고, 상대방의 발언을 적절히 반복하는 등. 상대방의 대화가 윙윙거리는 소리를 불러일으켰다는 의미다. 이는 대화를 더욱 투기적이고 조화롭게 만들 수 있다. 셋째, 수확이 있어야 한다. 듣기는 정보를 포착하고, 처리하고, 피드백하는 과정이다. 좋은 경청자는 경청하는 과정에서 상대방의 대화를 숙고, 분석, 총결하여 효과적인 정보를 얻어야 한다.
금기
약속한 화제 외에도 대화의 주제를 임시로 선택해야 하는 자리도 있다. 대화 내용은 종종 개인의 취향, 취미, 학력, 경험의 집중적인 표현으로 여겨지며, 좋은 화제는 대화가 원활하고 유쾌하게 진행될 수 있게 한다. 상대방이 익숙하지 않거나 흥미가 없는 화제를 선택하면 대화가 교착 상태에 빠지기 쉽다. 상대방이 꺼리는 화제를 선택한다면, 대화를 기분 나쁘게 할 수도 있다. 그래서 비서는 말할 때 피하는 법을 알아야 한다. 당, 정부, 단위를 비판하는 화제는 언급하지 않는다. 국가, 산업 또는 조직의 비밀을 포함하지 않습니다. 뒤에서 지도자, 동료, 동료에 대해 이야기하지 마라. 다른 사람을 놀리지 말고, 다른 사람의 자존심을 상하게 해라. 사회 공덕이나 격조가 낮은 내용을 위반하지 않는다. 질병, 죽음, 살인, 재난 등 불쾌한 주제에 대해 이야기하지 마세요. 나이, 소득, 결혼 등 개인 프라이버시 주제에 대해 이야기하지 마세요.
(3) 환경에 주의하다
어떤 언어교제도 일정한 환경과 장소에서 진행되며, 특정 교제 대상에 직면한다. 회화 환경은 언어에 촉진 작용과 제약 작용이 모두 있다. 비서는 구체적인 담화석에서 교제 대상이 처한 정치 환경, 자연 환경, 심리적 특징을 분석하고 파악하고, 각기 다른 상황에 따라 환경에 적응하고, 언어 표현을 조정하여 대화의 목적을 더 잘 실현할 수 있도록 노력해야 한다. 적극적으로 환경을 활용해 자신의 사상 감정을 더 잘 표현해야 한다. 예를 들어, 공식 교류, 협상 등에서 비서는 언어의 과학적이고 질서 정연하며, 언어는 우아하고 정확하며 규범적이어야 한다. 사교 행사에 참석할 때, 언어 대화는 인터뷰 대상자에 따라 유머, 쾌활함, 예의, 우아함, 완곡함, 함축적일 수 있다.
참고 자료:
[1] 주영평, 정. 비서 예절 [M]. 베이징: 칭화대 출판사, 20 1 1.54.
[2] 마메영. 현대 실용 예절 [M]. 항주: 절강대학교 출판사, 2002. 12 1.
우리나라의 개혁개방이 추진되고 기업의 대외교류가 발전함에 따라 비서 예의는 점점 더 중요한 역할을 하고 있다. 좋은 행동거지는 좋은 기업 이미지를 형성할 수 있다. 이는 기업의 무형자산이자 비서가 무시할 수 없는 수양과 기술이다. 예절 업무는 특별한 의의를 가지고 있으며 비서 업무에서 무시할 수 없는 중요한 구성 요소이다. 이 글은 도서 예절의 특징과 비서 업무에서의 중요한 역할을 중점적으로 논술하였다.
키워드: 비서 에티켓 비서 업무 특성
중국은 오천년의 찬란한 문화를 지닌 문명 고국으로, 유구한 역사와 문명 전통을 가지고 있다. 예의지국? 세계적으로 유명합니다. 예의규범에 치중하는 것은 중화민족의 훌륭한 전통으로, 교육수준을 측정하는 중요한 근거가 되기도 한다. 경제사회의 발전과 함께 개혁개방의 심화와 대외교류가 늘어나면서 각종 사회교류가 잦아지고 예의는 점점 중요해지고 당정 기관, 기업사업 단위 등 사회조직의 중시를 받고 있다. 내외와 의사 소통을 담당하는 비서에게 기본적인 비서 전문 지식을 습득하고 일정한 업무 능력을 갖추는 것 외에도 적절한 비서 예절을 갖추어 각종 장소에서 예절 규범에 따라 일을 할 수 있어야 한다. 비서의 예절 규범을 준수하면 비서의 좋은 개인 이미지를 형성하고 독특한 기업 분위기와 기업 문화를 부각시켜 기업 조직과 자신이 교제에서 환영을 받고 유리한 사회적 경쟁 지위를 차지하게 된다. 따라서 비서는 예절 지식을 숙달하고 의식적으로 업무에 적용해야 한다.
첫째, 비서 에티켓의 의미
예의란 사람들이 사회 도덕 관습 종교 등에서 인정하고 준수하는 행동 규범이나 규범을 가리킨다. 예의의 형성은 역사적 전통, 풍속 습관, 종교 신앙, 시대 조류 등의 요인에 의해 영향을 받아 인간관계를 확립하고 조율하는 것을 목표로 문명과 도덕수양의 외적 표현이다.
특히 비서의례는 비서가 일과 사교활동에서 개인과 조직의 좋은 이미지를 형성하기 위해 교제 대상에 대한 존중과 우정을 나타내기 위해 따라야 할 규범이나 절차를 말한다. 비서가 비서 업무에서 준수해야 할 예의규범으로 자신의 문화적 소양, 정신적 면모, 업무 태도를 보여준다. 비서 예의는 비서의 일상 업무의 중요한 부분이다.
비서 예절은 사무예절, 접대예절, 외사예절, 사교예절, 이미지예절 등 다양한 분야를 다루고 있다. 이 예절 작품들은 비서의 실제 업무에서 서로 다른 중요한 역할을 하고 있어 없어서는 안 된다.
둘째, 비서 에티켓의 특성
등급제도
비서 예의의 등급성은 신분과 지위가 다른 사람에게 서로 다른 예빈 대우를 주는 것으로 나타났다. 공무교류에서는 공무의빈 순서를 결정해야 하고, 공무의빈 순서를 결정하는 주된 근거는 공직급이나 사회적 지위다. 이런 예의질서는 현대사회의 정상적인 교제질서의 표현으로, 각종 인원의 사회적 신분과 역할 규범을 구현한다.
또한 등급제도는 사회교류에서 쌍방 상호호혜로 나타난다. 즉, 지역마다, 조직간의 교류에서 양측 인원은 신분과 사회적 지위가 비슷해야 하고, 업무 성격도 비슷해야 서로에 대한 존중을 표명해야 한다. 쌍방의 교류도 교환과 감정 상호 작용을 존중하는 과정이어야 하고, 예의도 동등하고 호혜적이어야 한다.
차이
비서의례는 약속된 관습의 행동 규범으로서 시간, 장소, 환경에 의해 구속되며, 같은 예의는 시간, 장소 또는 대상에 따라 달라질 수 있다.
이런 차이는 우선 민족적 차이에 나타난다. 민족마다 조건, 역사적 요인, 민족적 성격, 풍속 습관, 지역적 차이, 종교적 신념의 영향으로 서로 다른 풍속 도덕을 가지고 있다. 비서는 비서 예절 업무에 종사할 때 민족 차이의 존재를 주의해야 하며, 심지어 다른 민족의 예절 요구와 금기를 이해하고, 업무에서 무례한 행동을 피하고, 조직 업무에 불필요한 영향을 미쳐야 한다. 둘째, 성격 차이로 나타난다. 사람마다 같은 예의를 사용할 때 자신의 지위, 성격, 스펙, 교육 정도 등에 따라 다른 형태와 특징을 드러낸다. 이를 위해서는 비서원들이 예의작업을 전개할 때 구체적인 문제를 구체적으로 분석하고 구체적인 상황에 따라 일을 전개해야 한다.
《타임스》
비서 예의의 시대성은 그 시대의 변동성에 나타난다. 그것은 사회가 발전함에 따라 끊임없이 발전하고, 풍요롭고, 완벽할 것이다. 시기마다 비서 예절은 시대적 특징이 다르고, 시종 시대의 요구와 정신을 반영하므로 시대의 발전에 따라 달라질 수 있다.
비서직은 줄곧 외환업무의 최전방에 있었기 때문에 줄곧? 기업 이미지? 。 비서의 예절이 규범적인지, 어느 정도 기업의 수준을 반영하였다. 따라서 비서는 비서 예절의 변화에 주의를 기울여야 하며, 예의는 고정불변이라고 생각하지 말고, 과거의 경험과 관행을 완전히 그대로 따르고, 시대와 함께 전진하고, 시대의 필요에 적응하고, 시대정신을 반영하고, 시대적 특징을 가지고 있어야 한다.
(4) 상속
비서 예의는 역사 전승의 특징을 가지고 있으며, 비서 업무의 출현에 따라 존재하며 비서 업무의 진화에 따라 변한다.
사회사의 발전에 따라 비서 예절의 내용과 형식이 크게 바뀌었고 비서의 예절 소질과 예의능력에 대한 요구도 그에 따라 달라졌다. 그러나, 이런 변화가 아무리 광범위하고 심오하더라도 예의작업은 시종 비서 업무의 주요 내용 중 하나이다.
(5) 정상
예의는 사람들이 장기적인 교제 과정에서 점차 진화하고 확립하고 자각적으로 준수하는 일종의 규범이다. 마찬가지로 비서 예절도 이런 특징을 가지고 있다.
이런 규범은 강제성 기준은 없지만 널리 인정받아 비서들이 자각적으로 준수해야 한다. 비서의 예절 규범을 지키지 않으면, 직장에서 수동적으로 빠져들고, 심지어 조직 이미지에도 영향을 미칠 수 있다.
셋째, 비서 에티켓의 역할
(a) 개인의 직업적 소양을 향상시키는 데 도움이 된다
비서직의 자질은 비서직자의 개인적 소양과 표현이다. 교양은 디테일에 반영되고 디테일은 퀄리티를 드러낸다. 예절을 배우고 예의를 지키면 사람들은 올바른 가치관을 확립하고, 스스로 자신의 위치를 조정하고, 자신의 작은 동그라미에서 뛰쳐나온다. (윌리엄 셰익스피어, 햄릿, 예의명언) 다른 사람을 1 위에 놓고, 사회를 1 위에 놓고, 국가와 사회의 대국에서 문제를 고려하다. 무엇을 사용합니까? 선천하의 근심, 후천하의 즐거움? 고귀한 감정은 영혼을 정화합니다. 무엇을 사용합니까? 자기가 원하지 않는 것을 남에게 행하지 마라? 존중과 겸손의 정신은 한 사람의 언행을 규범화하여 한 사람의 사상적 자질을 새로운 수준으로 끌어올린다.
(b) 좋은 공공 이미지를 형성하는 데 도움
공적인 이미지는 매우 중요하며, 그것의 형성은 대부분 예의를 통해 전달되며, 쌍방이 사이좋게 지낼 수 있는지, 소통의 성패에 직접적인 영향을 미친다. 그리고 개인이나 기관이 인지도를 높이고 명예를 높이려면 대중 앞에서 최상의 이미지를 세워야 하고, 대중과 소통하는 비서 예절 이미지는 성공의 효과적인 방법이다. 따라서 비서가 항상 예의를 중시하는 것은 개인과 조직의 좋은 자질의 구현이자 좋은 이미지를 확립하고 공고히 할 필요성이다.
(c) 정보의 전달에 도움이되며 개인적인 가치를 보여줍니다.
좋은 비서 예절은 자신과 조직의 강점과 장점을 상대방에게 더 잘 보여줄 수 있다. 따라서 비즈니스 활동에서 적절한 예의는 상대방의 호감과 신뢰를 얻어 사업의 발전을 촉진할 수 있다. 조직이 끊임없이 발전하고 진보하고, 일이 끊임없이 돌파해야 조직구성원인 비서가 업무에서 인정받고, 개인 수준을 높이고, 개인적 가치를 보여줄 수 있다.
비서직의 성격 때문에 비서는 조직에서 특별한 지위를 가지고 있다. 한편으로는 조직 내에서 실천과 소통의 역할을 하고, 한편으로는 조직 문화를 홍보하고 조직 이미지를 보여주는 창구 역할을 한다. 이러한 기능은 비서의 구체적인 동작, 행동, 의태를 통해 구현되어야 하며, 이러한 동작, 의태는 제스처 사이에 잠재적인 정보로 전달되어 비서처기관에 대한 다른 사람의 평가에 영향을 미칠 수 있으며, 이러한 판단에서 예의와 예의규범에 따라 행동할 수 있는지 여부는 의심할 여지 없이 중요한 기준이다. 따라서 비서가 에티켓 규범을 준수하는 것은 특별한 의미가 있다.
참고
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