종이 파일과 전자 파일의 장점은 무엇인가요?

종이 아카이브와 전자 아카이브의 장점은 무엇입니까?

아카이브는 역사적 재현성, 지식, 정보, 정치, 문화, 사회, 교육 및 가치 등의 특성을 가지고 있습니다. 역사적 재현성은 그것의 본질적인 속성이고 다른 특성들은 그것의 일반적인 속성이다. 따라서 아카이브의 정의는 간단히 다음과 같이 정리할 수 있다. 아카이브는 역사의 진정한 모습을 재현하는 원본 문서이다. 다음은 종이 파일과 전자 파일의 장점에 대해 정리한 내용입니다. 참고용으로만 활용하시기 바랍니다.

1. 종이 아카이브와 비교한 전자 아카이브의 장점 분석

(1) 전자 아카이브의 공유성. 종이 아카이브는 일반적으로 한 개 또는 몇 개의 사본만 보유하고 있으며 그 수가 매우 적고 동일한 위치에서만 볼 수 있습니다. 이는 파일 전송에 매우 해롭습니다. 먼 곳에 있는 다른 사람이 이 종이 문서에 대해 알아야 할 경우, 멀리 있는 사람이 종이 문서가 있는 위치까지 운송하는 방법과 종이 문서를 우편으로 보내는 방법은 두 가지뿐입니다. 분명히 이것은 많은 시간, 인력, 물질적 자원을 낭비하게 될 것입니다. 더욱이, 종이로 된 일급 비밀 파일의 상당 부분은 우편으로 발송될 수 없습니다. 우편 발송 시 서류가 손상되거나 분실될 수 있습니다. 그러나 전자 문서는 많은 사람들이 서로 다른 시간, 서로 다른 장소에서 동시에 볼 수 있습니다. 한편으로는 인원수 제한을 깨고 동시에 많은 사람이 볼 수 있어 아카이브의 활용 가치와 효율성이 눈에 보이지 않게 높아진다. 반면, 종이 아카이브는 같은 장소에서만 볼 수 있다는 제약을 깨뜨린다. 시청자는 다양한 방식으로 멀리서 시청할 수 있습니다. 우리나라의 과거 문화재 기록 보관소는 모두 종이 형태로 되어 있었고, 사람들은 박물관에 가야만 문화재를 볼 수 있었습니다. 우리나라의 거의 모든 지역에는 박물관이 있는데, 5천년의 역사를 가지고 있는 곳이 셀 수 없이 많습니다. 문화 유물. 장거리와 제한된 시간으로 인해 문화 유물과 역사에 강한 관심을 가진 많은 사람들이 있습니다. 따라서 이제 더 많은 박물관이 전자 아카이브와 온라인 보기 및 문의를 사용하기 시작했습니다. 첨단 기술의 발전으로 자원을 보다 효과적으로 공유할 수 있게 되었습니다.

(2) 전자파일은 쉽게 왜곡되지 않으며 경제적이고 환경친화적입니다. 종이 파일은 시간이 지남에 따라, 읽는 횟수가 증가함에 따라 다양한 정도로 손상되며, 손글씨는 점점 노화되어 장기간 보존하기 어려워집니다. 고온 다습과 같은 환경적 요인은 종이의 가수분해를 촉진할 수 있으며 필기구가 번지거나 번지는 원인이 될 수도 있습니다. 또한 예상치 못한 사건의 발생으로 인해 화재 등 귀중한 기록자료가 소실될 가능성도 매우 높습니다. 그러나 전자 파일은 여러 번 백업할 수 있으며, 반복 사용으로 인해 디지털 파일이 무효화되는 일은 없습니다. 종이 아카이브에는 많은 양의 종이가 필요하며, 아카이브 직원은 종이 아카이브를 풀고 제본하고 운반하는 데 많은 시간과 에너지를 소비해야 합니다. 우리나라는 땅이 넓고 나무도 많지만 1인당 자원이 많지 않습니다. 이것은 우리 각자가 알고 있는 상식이다. 매년 기록물을 보존하기 위해 소비되는 종이의 양은 매우 많으며, 이는 자원절약형, 환경친화적 사회 구축에 부합하지 않는 것이 분명합니다. 전자 아카이브의 사용을 늘리면 종이 아카이브의 사용을 크게 줄이고 환경을 보호할 수 있습니다. 문서를 여러 사람에게 보내야 하는 경우에는 많은 양을 복사하는 대신 이메일, 문서 등을 통해서만 보내면 됩니다.

(3) 전자문서의 다양성과 관심. 종이 문서의 형태는 상대적으로 단순하며 텍스트 설명을 통해서만 표현할 수 있습니다. 글을 쓰다 보면 실수하기 쉽습니다. 문서를 보면 읽기 힘든 손글씨를 자주 볼 수 있습니다. 시간이 오래 지나면 확인이 어렵습니다. 전자파일은 종이파일에 비해 입력이 빠르고, 손글씨가 깔끔하며, 실수 수정이 용이합니다. 전자문서는 단일한 텍스트 형식이 아닌 다양한 형태로 입력됩니다. 또한 통계를 위해 막대 차트, 파이 차트, 막대 차트 등 다양한 그래픽을 사용할 수 있습니다. 또한, 전자파일은 관련 항목의 사진을 파일에 넣어 그래픽과 텍스트의 통일성을 이룰 수 있다. 전자파일을 이용하면 파일정보를 보다 편리하고 빠르게 분류, 계산, 요약, 인쇄, 복사 등을 할 수 있어 사용자의 다양한 요구를 더욱 잘 충족시킬 수 있습니다. 특정 주제에 대한 파일을 편집할 때 전자 파일은 수동 편집보다 처리가 더 빠르고 쉽습니다.

2. 종이 아카이브와 전자 아카이브의 장점 비교 분석

(1) 종이 아카이브는 변조되거나 분실되기 쉽지 않습니다. 전자 파일은 컴퓨터 전문가나 관련 인력이 파일에 접근하여 침입하고 변조하기가 매우 쉽습니다. 또한, 전자 파일은 변조 후에도 흔적을 남기지 않으므로 탐지 및 식별이 매우 어렵습니다. 종이 파일은 쉽게 변조되지 않습니다. 변조된 경우 해당 흔적이 남고 감지 및 식별이 매우 쉽습니다. 또한, 종이 파일은 고유하며 필기를 통해 그에 따라 식별할 수 있습니다. 마찬가지로, 시간이 지난 파일은 더욱 가치가 높아집니다. 전자 파일의 불안정성은 컴퓨터 바이러스나 컴퓨터 오류가 발생할 때 적시에 백업하지 않으면 매우 심각해질 것입니다. 전자파일을 저장한 U디스크, 광디스크, 자기디스크 등은 외부로부터 강한 자기 간섭을 받거나 보관창고 내부의 온도, 습도 변화 등으로 인해 파일 내용이 소실 및 손상될 수 있습니다. 전자 파일을 검토하려면 컴퓨터 및 기타 관련 장비와 지식이 필요한 반면, 종이 파일은 편리하고 빠릅니다.

동시에, 전자 파일은 쉽게 조작하고 복사할 수 있기 때문에 진위 여부에 대한 의문이 쉽게 제기되어 종이 파일보다 더 설득력이 있습니다.

(2) 종이 파일의 보안. 일부 파일은 일급비밀이고, 일부 파일은 국가 안보와 관련되며, 일부 파일은 시민의 개인정보 보호와 관련되어 있습니다. 그러나 전자 기록은 종이 기록에 비해 안전성이 훨씬 낮습니다. 인터넷상의 일부 전문가가 다양한 시스템의 컴퓨터를 해킹하는 것은 불가능하지 않습니다. 컴퓨터 기술은 나날이 변화하고 있으며, 모든 국가는 급속한 발전을 이루고 있습니다. 전자기록물의 보안을 확보하려면 국가기밀의 유출을 방지하기 위해 관련 기술을 지속적으로 개선해야 합니다.

콘텐츠 확대

전자파일 관리 강화 및 전자파일 활용

전자파일은 보관된 전자파일과 보존가치가 있는 파일을 말한다. 관련 정보. 현재 일상업무에서 전자파일의 양은 해마다 증가하고 있으며, 전자파일의 관리는 기록관리부서의 중요한 과제로 대두되고 있습니다. 정보기술의 급속한 발전으로 기록관리의 전자적 수준이 향상되었음에도 불구하고 관리개념, 관리방법, 관리수단의 차이로 인해 문제점이 점점 더 뚜렷해지고 있다. 전자기록 보관소 관리를 강화하고 제대로 수행하는 목적은 전자기록 보관소를 보다 정확하고 완전하며 안정적으로 활용하는 것입니다. 본 글은 전자기록관리의 시작부터 전자기록 보관소의 주요 활용방안을 분석하고, 올바른 전자기록관리를 위한 몇 가지 방안을 제시한다.

1. 전자 파일을 사용하는 주요 방법

전자 파일은 기존 종이 파일에 비해 빠르고 편리합니다. 파일의 품질은 비교할 수 없습니다. 그러나 전자기록 보관소의 활용은 그에 상응하는 정보기술을 기반으로 이루어져야 하며, 그 장점이 충분히 발휘될 수 있도록 관리의 소프트 기능을 발휘해야 합니다. 현재 전자기록물을 활용하는 방식은 크게 복사 제공, 통신 및 전송, 직접 활용 세 가지로 나뉜다.

1. 사본을 제공하세요. 복사는 전자 파일을 사용하는 첫 번째 방법입니다. 그 목적은 사용자에게 파일의 원본 상태를 제공하고 사용 중에 권한을 보장하는 것입니다. 보관 부서로서 사용자에게 캐리어 사본을 제공할 때 파일은 보편적인 표준 문서 저장 형식으로 변환되어야 하며 사용자는 복구 및 표시를 위해 자체 소프트웨어 및 하드웨어 플랫폼을 제공해야 합니다. 사용자가 전자 문서를 사용할 수 있는 소프트웨어 및 하드웨어 플랫폼이 없는 경우 인쇄물이나 마이크로폼도 이러한 사용자에게 제공될 수 있습니다.

2. 통신 전송. 통신 전송은 사용자가 파일 위치에 도달할 수 없는 문제를 해결할 수 있으며, 전자 파일을 사용하는 데 있어 시간과 재정적 자원을 절약할 수 있습니다. 소위 통신 전송은 전자 아카이브를 전송하기 위해 네트워크를 사용하는 것을 의미하며, 이는 서로 다른 도서관 간의 아카이브 자원 교환을 실현하고 상대적으로 고정된 아카이브 단위에 아카이브 정보를 제공할 수 있습니다. 이는 디지털의 지점 간 변환을 통해 달성될 수 있습니다. 통신이나 인터넷.

3. 직접 사용. 직접 이용이라 함은 기록관리부서의 컴퓨터나 다른 검색기관을 이용하여 기록관리부 네트워크에 직접 조회하는 것을 말한다. 직접 사용의 특징은 사용자에게 기술 지원을 제공하고 더 많은 독자가 동일한 전자 파일을 동시에 사용할 수 있다는 것입니다. 이러한 접근 방식의 가능성은 기록 보관소 네트워크 시스템에서 직접 사용할 수 있는 정보 자원의 수에 따라 달라집니다.

2. 전자 기록 보관소 관리 강화의 중요성

전자 기록 보관소는 대부분의 단위와 부서에서 여전히 새로운 개념이며, 전자 기록 보관소 관리 강화는 매우 중요한 의미를 갖습니다. 기록관리 종사자로서 전자기록물을 개념적으로 잘 관리하려면 전통적인 관리 모델에서 현대적인 관리 모델로의 전환을 완료해야 합니다. 이하에서는 전자기록관리 강화의 중요성을 분석해 본다.

1. 전자파일 관리를 강화하면 인력과 물적 자원을 절약할 수 있습니다. ? 전통적인 기록 보관소 관리에서는 기록 보관 작업의 특수성, 특히 일부 취약한 기록 보관소로 인해 일반적으로 더 나은 보존을 위해 많은 양의 인적, 재정적, 물적 자원이 필요하며 필연적으로 피해의 위험이 있습니다. 그러나 컴퓨터와 그 네트워크의 출현은 아카이빙을 위한 빠른 관리 방법을 제공할 뿐만 아니라 정보를 빠르게 활용하는 방법을 제공하여 파일링 및 검색의 어려움을 없애고 직원의 노동 강도를 줄이고 아카이빙의 효율성을 향상시킵니다. 품질과 검색 속도는 많은 인력과 물적 자원을 절약하는 데 도움이 됩니다. 전자 파일 관리 작업이 구현된 후에는 파일을 "개수"별로 정리하는 대신 "볼륨"별로 정리할 수 있어 파일 관리 효율성이 크게 향상됩니다. ?

2. 전자파일 관리를 강화하면 서비스 품질이 향상됩니다. ? 파일관리의 목적은 이용자를 위한 편리하고 효율적인 서비스를 향상시키고, 전자적 파일 관리를 강화하며, 전자적 자원정보를 실현함으로써 파일관리 서비스 품질 향상에 도움이 되는 것입니다. 전자 아카이브의 특징은 물리적 자료의 정보화에 있다. 대량의 원본 아카이브를 컴퓨터 저장 매체에 집중시키고 인터넷을 통해 유포할 수 있어 이용자가 상담 시 방대한 양의 정보를 신속하게 필터링할 수 있다. 전자 기록 보관소의 관리를 강화하고 독자를 위한 고품질 서비스를 개선하려면 기록 관리가 정당한 사회적 역할을 발휘할 수 있도록 지식을 넓히고, 새로운 기술을 배우기 위해 열심히 노력하고, 기술을 향상하고, 현대 기술을 통제하는 능력을 향상시켜야 합니다. 그리고 경제적 이익.

3. 다양한 요구 사항을 충족할 수 있도록 전자 파일 관리를 강화합니다.

사회가 발전함에 따라 점점 더 많은 사용자가 아카이브의 다양성에 대한 요구를 제기하고 있으며, 그들은 원본 텍스트 자료뿐만 아니라 원본 이미지, 비디오 및 기타 자료도 보고 싶어하며 전통적인 아카이브 모델은 더 이상 이를 충족할 수 없습니다. 수요. 정보 보존의 다양성으로 인해 전자 아카이브는 점차 사용자의 다양한 요구를 충족시키는 주요 솔루션이 되었습니다. 기록물 활용 요구의 다양성은 사회 발전 수준, 국민생활의 문명화 정도와 밀접하게 연관되어 있으며, 사회가 발전하고 과학기술이 발전함에 따라 기록물 업무의 서비스 대상과 기록물 활용에 대한 요구도 더욱 다양해질 것이다. 변화, 특정 역동성을 보여줌, 전자 기록 보관소 관리 강화는 이러한 다양한 요구를 충족하는 데 도움이 됩니다.

3. 전자기록 보관소의 관리 및 활용에 관한 주요 방안

전자기록 보관소의 활용방법이 다양해지고, 의존하는 기술이 다양해지면서 활용업무가 복잡해지고 있다. . 따라서 전자기록 보관소의 활용과 관리를 강화하는 것은 매우 중요한 과제이며, 이를 위해서는 다방면의 긴밀한 협력과 다각도의 노력이 필요합니다.

1. 아카이브 활용 체계를 구축하고 다양한 아카이브 자원을 통합한다. 기록물 활용 승인 시스템을 구축해야 하며, 관련 인력이 기록물에 접근하여 이용해야 하는 경우 기록물 관리 책임자의 승인을 받아야 하며, 기록물 수집 부서에서도 기록물 활용 관리 시스템을 구축하여 기록물을 보관할 수 있어야 합니다. 기록 보관소의 적시 업데이트를 보장하고, 전자 기록 보관소 이용자의 요구를 보다 잘 충족시키며, 전자 기록 보관소와 종이 기록 보관소의 보완적 활용을 달성하기 위해 기록 보관소를 통합하여 기록 보관소 관리를 혁신합니다. 모델화하고, 전자 아카이브의 품질 활용도를 달성합니다.

2. 복구할 수 없는 손실을 방지하기 위해 파일 사용을 표준화합니다. 전자파일의 이용은 원칙을 어길 수 없으며, 이용자의 상황에 따라 전자파일 내용의 비밀유지 수준에 따라 효과적으로 관리되어야 합니다. 일반적인 상황에서는 내용이 완전히 공개되지 않은 전자 파일을 복사본 형태로 제공해서는 안 됩니다. 이러한 파일을 검색하는 과정은 효과적인 감독 하에 수행되어야 합니다. 활용을 제공하기 위해 네트워크를 사용할 때 기밀 정보 콘텐츠를 암호화해야 하며, 사용된 "키"는 오작동으로 인한 복구할 수 없는 손실을 방지하기 위해 정기적 또는 비정기적으로 변경되어야 합니다.

3. 중요한 정보의 무결성을 보장하기 위해 "이중 시스템" 모델을 구축합니다. 소위 "이중 시스템"은 저장 및 보관을 위해 전자 파일과 종이 파일을 동시에 제출하는 것을 의미합니다. "이중 시스템" 관리 모델은 시대에 뒤처지지 않고 현대 정보 기술을 숙달하며 컴퓨터와 현대 통신 기술을 능숙하게 사용할 것을 요구하는 기록 보관인에게 새로운 과제를 제기합니다. 그렇지 않으면 개입할 수 없습니다. 문서의 형성 및 보존. 또한, "이중 세트 시스템"이 직면하는 문제는 주로 어떤 파일이 "이중 세트 시스템"의 적용을 받아야 하고, 어떤 파일은 "이중 세트 시스템"의 적용을 받지 않아야 한다는 점이다. 각 아카이브의 콘텐츠 특성에 따라 적절한 관리 방식을 채택하고 선택적으로 "이중 시스템" 관리를 구현해야만 인적, 재정적, 물적 자원의 낭비를 방지하고 중요한 정보의 완전한 보존을 달성할 수 있습니다.

4. 직원 관리를 강화하고 기록보존 인식을 제고합니다. 활용방법의 다양화와 이에 의존하는 다양한 기술로 인해 전자기록 보관소의 활용이 복잡해지고 있습니다. 따라서 기록관리인력의 관리를 강화하고 기록관리의 중요성을 사상적으로 인식하며 기록관리의 기술적 안전성을 확보하여 전자기록정보의 활용도를 극대화하고 이러한 자원이 안정적으로 보호될 수 있도록 하는 것이 필요하다. , 안전하고 효과적으로. 즉, 전자문서 생산자와 관리자의 책임감을 제고하여 직무에 충실하고, 진지하고 책임감을 갖고, 우수성을 추구하는 업무태도를 갖추도록 해야 한다. 전자문서의 독창성과 진정성.

현대 사회는 '정보화 시대'로 진입하고 있으며, 네트워크 기술의 광범위한 사용으로 인해 점점 더 많은 전자 파일이 생성될 것입니다. 전자 파일의 보관, 저장 및 활용은 매우 중요하고 복잡한 작업입니다. 전자 기록 보관 업무의 요구와 기록 보관 산업의 발전에 부응하기 위해서는 전자 기록 보관소의 관리 및 활용이 높은 수준의 초점과 확고한 기반을 갖추어야 하며, 단위의 객관적인 현실에 부합해야 합니다. 법률에 따라 과학적 관리를 강화하고, 전자기록물이 안전하게 활용될 수 있는 상태에서 안전하게 유지될 수 있도록 함으로써 사회생활에서 더 큰 역할을 할 수 있습니다.

;