비서 작성 지침: 전자 공문서의 7가지 주요 사항

공문서는 정부 기관이 공식적인 업무와 행정 관리를 처리하는 중요한 도구입니다. 각급 기관 및 단위에서 '사무'의 중요한 부분은 문서를 처리하고 발행하는 것입니다. "문서 처리". 모든 기관 및 부서의 일일 업무량이 많습니다. 네트워크정보기술을 활용하여 공문서의 효율적이고 질서 있는 전자처리를 수행하는 것은 전자정부 구축의 중요한 부분이자 전자정부 구축 전반과 관련된 기본사업이다.

설문조사에 따르면 이제 정부 기관에서 워드 프로세싱을 위해 컴퓨터를 사용하는 것이 매우 일반적입니다. 또한 일부 부서에서는 등록, 검토, 준비 및 처리를 포함하여 다양한 수준의 공식 문서 작업에 대한 전자 관리를 구현했습니다. 문서 접수 및 발행 업무 및 기타 링크 관리는 공식 문서 조회, 통계, 저장, 유통 및 내부 네트워크 상호 연결의 전자 및 내부 네트워크 상호 연결을 실현하기 위해 구현되었으며 일부 단위는 공식 문서 데이터베이스에서 공식 문서를 관리합니다. 제목, 전송 단위 및 운영 프로세스와 같은 기본 요소를 기반으로 일부 공식 문서로 확장합니다. 일부 부서에서는 정부 민간 네트워크 및 전문 부서 네트워크와 같은 특정 네트워크에서 일부 공식 문서의 종이 없는 전송을 구현했습니다. ; 몇몇 단위에서는 모든 공식 문서의 네트워크 전송 및 전자 관리를 구현했습니다.

7가지 주요 문제 중 하나: 전자 공문서의 성격과 역할에 대한 이해 부족

오랫동안 일부 사람들은 공문서의 전자 처리를 전산화로 오해해 왔습니다. 많은 주요 간부들은 전통적인 작업 방식에 익숙하며 여전히 컴퓨터 사용법을 모르거나 컴퓨터와 인터넷을 사용하는 것을 꺼려합니다. 정보화와 전자공학이 전통적인 정부 업무 방식에 가져온 결과를 근본적으로 이해합니다. 혁명적인 변화로 인해 사무 자동화와 공문서의 전자 연결이 중단되어 종이 없는 사무실을 추진할 수 없게 되었습니다.

7가지 주요 문제점 중 두 번째: 시스템 기능이 단일하고 수준이 높지 않다

전자 공문서 처리 시스템은 컴퓨터 네트워크 기능을 사용하여 초안 작성, 검토, 공문서의 승인, 배포, 접수 문서등록, 보관, 업무, 유통 등 공문서 유통의 전 과정을 종합적으로 관리합니다. 사무자동화 시스템에서 공문서 처리는 상대적으로 복잡한 하위 시스템이다. 그 복잡성은 두 가지 측면에서 나타난다. 첫째, 공문서 시스템은 수직적 관점에서 수평과 수평이 얽혀 있는 종합 구조를 지닌 시스템이다. 수평적 관점에서 볼 때 공문서 시스템은 동일한 수준의 여러 기능 부서에서 공동으로 사용됩니다. 서로 다른 조직 수준의 공문서 시스템은 일반적으로 다양한 특성을 가지고 있습니다. 말하자면, 다르다 조직 차원의 공식 문서 처리 프로세스는 다르며 여러 요인의 영향으로 복잡하고 다양해집니다.

요컨대, 현재의 전자문서 처리 시스템 설계 방식은 전통적인 문서 처리 사고 방식에서 완전히 벗어나지 않았으며, 문서 처리에 있어서 전통적인 수동 처리 방식을 맹목적으로 컴퓨터 소프트웨어를 사용하여 모방하고 있습니다. 소프트웨어 개발 및 문서 처리에 관심을 기울이지 않습니다. 비즈니스 프로세스 리엔지니어링 및 통합.

7가지 주요 이슈 중 세 번째: 보안 위험을 무시할 수 없으며, 기밀성 개념 강화가 필요

전자 공문서의 등장은 혁명적인 변화를 가져왔습니다. 비밀의 전달자, 정보의 전파 방식이 '유형'에서 '무형'으로 바뀌었습니다. "'보이지 않는' 쪽으로 갈수록 사람들은 정신적 마비에 빠지기 쉽습니다. 과거의 '내각 잠그기', '문 닫기', '사람 감시' 등의 기밀 유지 조치는 더 이상 시대의 요구를 충족시킬 수 없습니다. 일부 기관, 단위에서는 종이 문서의 비밀 유지를 매우 중요하게 생각하지만, 소프트 디스크와 하드 디스크에 저장된 전자 문서는 비밀 유지 관리는커녕 마음대로 폐기합니다. 한편, 전자공문서는 네트워크 환경에 유포·저장되어 해커의 공격에 극히 취약하여 공문서의 비밀유출, 정보도용, 삭제, 재작성 등 심각한 결과를 초래할 수 있다. 보안에 대한 우려 공문서의 전자적 처리 촉진이 상당 부분 억제되었습니다.

7대 문제 중 다섯 번째: 낙후된 계획과 일관되지 않은 기준

현재 공문서와 관련된 국가표준이나 방식은 주로 '국가행정기관 공문서의 형식'을 포함한다. (GB/T 9704-1999) 및 "국가 행정 기관의 공문서 처리 방법"은 모두 종이 공문서에 대해 작성되었지만 전자 공문서도 고려되지만 이 분야의 규정은 여전히 ​​매우 단순하고 거칠습니다. , 전자 공식 문서 처리 요구를 충족할 수 없습니다. 일부 기관 및 단위에서는 전자 공문서를 관리하고 공문서 처리 소프트웨어를 설계할 때 자체 시스템을 구성하고 다른 표준을 채택하는 경우가 많아 새로운 구축이 중복되고 리소스 공유가 제한되어 문제가 됩니다. 미래의 전자 공식 문서 전송 및 시스템 통합은 어려운 질문을 남깁니다.

7대 문제 중 여섯 번째, 종합인재 부족, 공무원 지식구조 개선 시급하다

전자문서처리를 구현하려면 문서 처리 사업과 현대 정보 기술의 숙달. 전자 공문서 처리 시스템은 공문서의 작성, 발행, 검토 및 서명, 운영, 전송의 모든 측면을 디지털화하고 네트워크화합니다. 이를 위해서는 문서를 검토하고 서명하는 리더를 포함하여 모든 링크 및 부서의 인력이 필요합니다. 컴퓨터 운영 기술을 마스터하세요. 대부분의 기존 기관 직원은 지식 보유량이 부족하고 보다 복잡한 컴퓨터 응용 프로그램 및 정보 시스템 관리에 적응하기 어렵습니다.

7가지 주요 문제점 중 일곱 번째: 전자공문서 입법에 공백이 있고 타당성 판단이 어렵다

현재 우리나라 전자공문서는 종이 공문서와 동일한 법적 효력을 가지지 못하며, 종이 없는 시대가 되어 사무 및 전자정부 업무 발전에 걸림돌이 되고 있습니다.

기술적으로 말하면, 정부 문서의 전자 서명, 전자 도장, 전자 지문 등은 더 이상 문제가 되지 않지만 인터넷에서 다운로드한 공식 문서는 아직 법적 지위가 확인되지 않았습니다. 특히 사용을 위해 제공되는 경우에는 더욱 그렇습니다. 법률, 규정, 정책의 근거로서 타당성을 판단하기 어렵고, 전자 공문서일 경우에는 출원시 인정되지 않습니다. 이러한 문제가 장기간 해결되지 않으면 전자공문서는 현 수준에 머물게 되어 근본적인 돌파구를 마련하기 어려울 것이다. 달성하기 어려울 것입니다.