전통문화대전망 - 전통 미덕 - 비서의 일상 업무 처리 예술 분석
비서의 일상 업무 처리 예술 분석
이를 위해 비서는 우선 사무성 업무의 주요 특징을 이해해야 한다.
첫째, 다양성과 자질구레함. 전화 접수, 방문 접수, 차량 배치, 복지 발급, 서류 처리, 서류 관리 및 기타 업무를 담당하는 비서의 업무로 볼 때 비서는' 사무더미' 에 자신을 묻어야 하며, 많은 시간과 정력을 들여 처리해야 한다. 이러한 일상적인 임무는 왕왕 구체적이고 자질구레하여 실수하기 쉽다. 이러한 일상적인 작업이 완료되면 종종 무명으로 성적을 보기 어렵고, 일단 제대로 처리되지 않으면 지도 업무와 전체 부서의 정상적인 운영에 영향을 미칠 수 있습니다.
둘째, 무작위적 갑작스러운 성질. 한 부서는 보통 정해진 작업 계획과 절차에 따라 일상적인 일을 전개한다. 그러나 비서부는 아무리 보완적인 방안을 마련하고 치밀하게 고려한다고 해도 돌발 사태의 출현으로 전체 업무 배치를 혼란시키는 경우가 많다. 비서는' 소방관' 의 역할을 맡아 전략을 신속히 조정해 일시적인 돌발 사건에 대응해야 한다.
셋째, 지도자의 임명. 비서 업무의 핵심은 지도력을 위해 봉사하는 것이다. 이는 비서 업무가 반드시 지도자의 요구에 부응해야 한다는 것을 결정한다. 비서는 지도자의 참모와 조수로서, 각 직책을 고품질로 완성해야 할 뿐만 아니라, 지도자가 맡긴 기타 사무를 완성해야 할 뿐만 아니라, 심지어 지도자가 위탁한 개인 사무를 처리하기 위해 전력을 다해야 한다.
넷째, 비밀을 지키다. 비서직은 매우 비밀스럽고, 비서는 각종 사무를 처리할 때 반드시 비밀규율을 엄격히 준수해야 하며, 말하지 않고, 행하고, 신중하고 신중해야 한다. 비서 업무의 상술한 특징은 왕왕 서로 얽혀 있다. 따라서 비서는 일상적인 업무를 처리하는 여러 가지 방법과 수단을 파악하고 처리의 예술성을 높여야 참모 조수의 역할을 충분히 발휘하고 비서의 직무를 수행할 수 있다. 다음으로, 필자는 일을 결합하여 실제로 몇 가지 일반적인 처리 방법을 간략하게 소개한다.
1, 회계 방법을 설정합니다. 비서가 업무에 필요한 장부를 세워 혼란스러운 사무업무를 무질서에서 질서로 옮기는 것은 효과적인 수단이자 기본 방법이다. 현재 컴퓨터가 보급됨에 따라 사무 자동화 및 데이터베이스 관리 소프트웨어를 통해 인사 기록, 임금 복지, 차량 관리, 당직 기록 등 각종 장부를 분류하여 비서직 관리에 사용할 수 있다. 데이터의 일회성 입력은 평상시에 데이터를 관리, 유지 관리 및 업데이트하는 한 필요할 때 즉시 호출할 수 있으며, 빠르고 효율적이며 신속하게 사용할 수 있습니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 데이터명언)
2. 출처를 추적합니다. 본 법은 주로 지도자가 제출한 각종 돌발사건 처리에 적용된다. 이런 사건을 처리하는 것은 왕왕 비서의 직무에 속하지 않기 때문에, 부하들은 지도자에게 지시를 요청하기가 불편하여, 어느 정도 처리의 난이도를 증가시켰다. 예를 들어, 한 국 새 국장이 비서에게' 모 국 지도자를 시 모 위원회 지도부 멤버로 재추천' 하는 임무를 주었기 때문에, 이 일은 비서의 직책이 아니었고, 비서는 많은 상황을 이해하지 못했다. 비서가 임무를 받아들인 후, 먼저 사무실에 연락해서, 전회 위원회 지도부에 참가한 국 지도자가 누구인지 알아보고, 위원회의 전화를 알아보고, 위원회에 직접 연락해서 위원회의 신입 회원에 대한 자격 요건을 파악하는 방법을 채택하였다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 일명언) (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 일명언) 그런 다음 국 지도자의 분업과 함께 그는 새 국장에게 인선 명단을 제출하고 국장의 비준을 거쳐 임무를 순조롭게 완수했다.
3. 일거수일투족을 들다. 비서 업무의 출발점과 발판은 모두 지도자를 위해 더 잘 봉사하기 위한 것이기 때문에 비서는 일상적인 일을 잘 해야 할 뿐만 아니라 구체적인 소소한 일을 처리하여 지도자에게 더 높은 수준의 서비스를 제공해야 한다. 예를 들어, 비서는 편지 방문을 처리하고, 종합적인 분석을 하고, 업무 중의 부족과 약한 부분을 찾아내며, 제때에 지도자에게 건설적인 의견을 제시하여 지도자가 업무에서 더 많은 주도권을 얻을 수 있도록 하였다.
4. 개인 일지법. 비서로서, 나는 매일 대량의 일상 업무를 처리해야 한다. 자신의 시간을 잘 안배하고 제한된 시간과 정력으로 중요한 일에 집중해야만 자질구레한 일에 얽매이는 것을 피할 수 있고, 적은 노력으로 더 많은 일을 할 수 있다. 저는 직장에서 개인 정보 관리 소프트웨어를 사용하여 일상적인 업무를 처리하고 생산성을 크게 높였습니다. 현재 Microsoft Office 소프트웨어의 Outlook Express 와 중국인이 직접 설계한 WINPIM 소프트웨어가 널리 사용되고 있습니다 (각종 사이트는 다운로드 가능하며 20 위안은 장기 사용에 등록할 수 있음). 이러한 소프트웨어를 통해 개인 주소록, 명함, 연락처 등의 정보, 개인 일기, 일정, 업무, 메모 등을 적절히 관리할 수 있으며, 특히 예정된 알림 기능을 통해 작업 계획과 조직성을 크게 높일 수 있습니다.
5. 종합치료법. 일상 업무에서는 일상 업무를 경중완급에 따라 배정하고, 중요하고 긴급한 일을 우선적으로 처리하고, 중요하지 않고 긴급한 일에 대해 계획적으로 유사한 일을 병합하는 방법을 채택해야 하며, 적은 노력으로 처리할 수 있다. 예를 들어, 서류를 처리할 때, 일반 회람된 서류를 잠시 유예할 수 있고, 긴급 서류가 와서 지도자에게 다시 보내주면, 서류를 주고받는 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라, 사소한 일로 지도자를 자주 방해하지 않도록 할 수 있다.
6. 허가 및 위임 방법. 특수한 상황에서는 비서도 일상적인 사무를 다른 사람에게 위임하여 어려운 임무를 완수하는 데 집중할 수 있다. 예를 들어 제본 서류 복사와 같은 간단한 조작성 업무는 타이피스트에게 맡길 수 있다.
요컨대, 비서는 평소 업무에서 많이 축적하고, 잘 요약하고, 일에 부딪히면 냉정함과 신중함을 나타낸다면, 일상적인 일을 처리하는 예술을 끊임없이 향상시키고, 비서의 직책을 잘 이행하며, 지도자와 동료의 인정을 받을 수 있다.
출처: 온주 비서 네트워크