비즈니스 미팅 에티켓

비즈니스 회의 에티켓

직장에서 일하는 사람들은 매주, 매월 크고 작은 회의에 많이 참석하게 됩니다. 그러면 공식 회의에 참석할 때 어떤 에티켓을 지켜야 할까요? 다음은 이를 안내해 드리겠습니다.

회의 작업

모든 공식 회의는 신중하고 세심하게 조직되어야 합니다. 특히, 회의 조직에는 회의 개최 전, 도중, 후에 다양한 요구 사항이 있습니다. 이 모든 것을 회의 업무라고 부를 수 있습니다. 회의 업무를 담당하는 직원은 관례를 준수하고 예의에 주의하며 꼼꼼하고 엄격하며 구체적인 업무에 준비가 되어 있어야 합니다.

행사장 좌석 배치

공식 회의를 열 때 참가자, 특히 중요한 지위에 있는 사람들을 위한 구체적인 좌석 배치는 일반적으로 사전에 준비되어야 합니다. 모임의 중요성이 커질수록 좌석 배열은 사회 각계각층으로부터 더 많은 관심을 받습니다. 공연장 좌석 예절 규정을 이해하고 있어야 할 뿐만 아니라, 이를 성실히 준수해야 합니다. 실제로 회의를 조직할 때, 회의의 구체적인 규모가 달라지는 경우가 많기 때문에 구체적인 좌석 배열에도 일정한 차이가 있습니다.

(1) 소규모 회의

소규모 회의는 일반적으로 참가자 수가 적고 규모가 작은 회의를 말합니다. 주요 특징은 모든 참가자가 착석해야 하며 전용 연단이 없다는 점이다. 현재 소규모 회의를 위한 좌석 배치에는 세 가지 주요 특정 형태가 있습니다.

1. 좌석을 자유롭게 선택하세요. 고정된 특정 좌석을 배정하는 것이 아니라 모든 참가자가 자유롭게 좌석을 선택할 수 있도록 하는 것이 기본 접근 방식입니다.

2. 문을 향한 좌석을 배치합니다. 일반적으로 의장석으로 회의실 정문을 향하고 있습니다.

3. 다른 참가자들은 왼쪽에서 오른쪽으로 양쪽에 앉을 수 있습니다. 소위 풍경에 따른 좌석은 회의장의 구체적인 위치를 말하며 회의실의 정문을 마주할 필요는 없지만 서예와 같은 회의실의 주요 풍경이 뒷받침되어야 합니다. 회화, 연단 등 다른 참가자들의 좌석 배치는 전자와 다소 유사하다.

(2) 대규모 회의

대규모 회의는 일반적으로 많은 참가자가 참여하는 대규모 회의를 의미합니다. 가장 큰 특징은 행사장에 연단과 공개석이 있어야 한다는 점이다. 전자는 신중하게 배열해야 하지만 후자는 배열할 수도 있고 그렇지 않을 수도 있습니다.

1. 연단의 좌석 배치. 대규모 장소의 연단은 일반적으로 장소의 정문을 향해야 합니다. 연단에 앉아 있는 사람들은 일반적으로 공개 갤러리에 앉아 있는 사람들과 얼굴을 맞대고 있어야 합니다. 양방향 테이블 표시는 테이블의 각 구성원 앞 테이블에 배치되어야 합니다.

연단 좌석 배치는 상임위석, 사회자석, 연사석 3가지로 나눌 수 있다.

첫째, 의장석 좌석 배치이다. 여기서 국이란 공식적으로 연단에 앉아 있는 모든 사람을 가리킨다. 현재 중국의 상임위원회 순위에는 세 가지 기본 규칙이 있습니다. 첫째, 앞줄이 뒷줄보다 높고, 둘째, 중앙이 양쪽보다 높고, 셋째, 왼쪽이 오른쪽보다 높습니다. 구체적으로 말하면, 상임위원회의 좌석 배치는 홀수이다.

회의 전

회의를 위한 다양한 정리 작업 중 회의 전 정리 작업이 가장 중요합니다. 일반적으로 다음과 같은 네 가지 측면이 포함됩니다.

1. 회의 준비. 회의를 열기 전에 먼저 주제(회의명 포함)를 정해야 합니다. 이는 회의 전에 관련 리더십 그룹에 의해 결정되었습니다. 회의 준비를 담당하는 직원은 회의 주제에 중점을 두고 지도부가 합의한 회의 규모, 시간, 의제 등을 구성하고 실행해야 합니다. 일반적으로 명확한 업무 분담과 각 개인에게 책임을 할당하는 특별 팀을 구성해야 합니다.

2. 통지 발행 제안. 공식회의를 위해서는 원칙적으로 사전에 참석자에게 회의공지를 발행하여야 합니다. 회의 주최자가 모든 참가 단위 또는 모든 참가자에게 보내는 서면 문서를 말하며, 관련 단위 또는 손님에게 보내는 초청장도 포함됩니다. 이와 관련하여 수행해야 할 두 가지 주요 작업이 있습니다.

먼저 좋은 공지사항을 준비하세요. 회의공지는 일반적으로 제목, 주제, 회의일자, 참석자, 등록시간, 등록장소, 회의요건 등 7가지 핵심사항으로 구성된다. 통지 초안을 작성할 때 완전하고 표준화되었는지 확인하십시오.

둘째, 적시 배송. 회의 통지를 발행할 때에는 지체 없이 시기적절하게 전달되도록 노력해야 합니다.

3. 문서 초안 작성. 회의에 사용되는 모든 문서와 자료는 일반적으로 회의 전에 준비되어야 합니다. 주의 깊게 준비해야 할 회의 문서에는 주로 회의 안건, 개회사, 폐회사, 주제 보고, 회의 결의안, 대표 자료, 배경 소개 등이 포함됩니다. 일부 서류는 참가자가 체크인할 때 발행되어야 합니다.

4. 일상적인 준비. 회의 업무를 담당할 때 일부 회의와 관련된 구체적인 세부 사항에 대해 적절한 준비를 해야 하는 경우가 많습니다.

먼저 장소를 잘 정리하세요. 회의 장소를 선택하고, 회의 장소의 테이블과 의자를 필요에 따라 배치해야 하며, 회의에 필요한 다양한 오디오, 조명, 프로젝션, 비디오, 사진, 녹음, 에어컨, 환기 장비 및 멀티미디어 장비를 준비해야 합니다. 회의 등을 거쳐야 하며 사전에 디버깅 검사를 수행해야 합니다.

둘째, 회의 규정에 따라 외부 세계와 원활하게 소통하세요. 예를 들어 관련 뉴스 부서 및 공안 부서에 보고하십시오.

셋째, 회의용품 구입. 종이, 소책자, 펜, 폴더, 명함, 좌석표, 음료수, 시청각 장비 등 일부 회의 용품을 보충하고 구입해야 하는 경우도 있습니다.

회의 중

회의의 구체적인 업무를 담당하는 사람은 다음과 같은 업무를 꼼꼼하게 수행해야 합니다.

1. 정기 서비스. 회의 중에는 일반적으로 행사장 내부와 외부에서 참가자들을 맞이하고 안내하고 동행할 특별 인력을 배치해야 합니다. 회의에 참석하는 귀빈은 물론 노인, 허약자, 질병자, 장애인, 임산부, 소수민족, 종교인, 홍콩, 마카오, 대만 동포, 화교 및 외국인에 대해서는 특별한 배려가 필요한 경우가 많습니다. 우리는 참석자의 정당한 요청에 응답할 것입니다.

2. 회의 로그인. 참석자 수를 통제하고 엄격한 회의 규율을 유지하기 위해 규모가 크거나 중요한 회의의 경우 일반적으로 참가자는 입장 시 로그인해야 합니다. 회의에 로그인하는 일반적인 방법에는 세 가지가 있습니다. 첫째, 서명으로 체크인하고, 둘째, 바우처로 체크인하고, 셋째, 카드를 긁어 체크인합니다. 이 업무를 담당하는 사람은 즉시 회의 책임자에게 보고해야 합니다.

3. 케이터링 준비. 더 긴 회의의 경우 일반적으로 회의 사이에 참가자를 위한 업무 식사가 준비됩니다. 동시에 참석자들에게 위생적이고 맛있는 음료를 제공해야 한다. 모임에서 제공되는 음료는 참가자들이 스스로 마시기 편리해야 하며, 차와 물을 자주 리필하는 것은 권장되지 않습니다. 그렇게 하는 것은 종종 비위생적이고 안전하지 않으며 상대방에게 방해가 될 수 있습니다. 필요한 경우 외부 참가자에게 숙박 및 교통수단을 규정에 따라 최대한 편리하게 제공해야 합니다.

4. 현장 기록. 모든 중요한 회의는 현장에서 녹화해야 하며 구체적인 방법에는 메모 작성, 인쇄, 타이핑, 오디오 녹음, 비디오 녹화 등이 포함됩니다. 하나는 단독으로 또는 조합하여 사용할 수 있습니다.

회의록에 자필 메모를 할 때 회의명, 참석자 수, 시간 및 장소, 연설 내용, 논의사항, 임시 동의, 투표 및 투표 등 기본적인 내용을 기재한다. 선거는 완전하고 정확하며 명확해야 합니다.

5. 브리핑을 작성하세요. 일부 중요한 회의의 경우 회의 중에 회의 브리핑이 준비되는 경우가 많습니다. 회의 브리핑 작성의 기본 요구 사항은 빠르고 정확하며 간결해야 합니다. 빠르다는 것은 시기 적절하다는 것을 의미하고, 정확하다는 것은 텍스트가 정확하다는 것을 의미합니다.

회의 후