종이 파일을 장기간 보존하는 방법

현재 학계의 파일 정의는 통일되지 않았다. 일반적으로 파일은 다양한 사회 활동에서 사람들이 직접 형성하는 보존 가치가 있는 다양한 형태의 원시 기록을 가리킨다. 다음으로 종이 파일이 어떻게 장기간 보존되는지 정리해보겠습니다. 네가 좋아하길 바래!

종이 파일을 장기간 보존하는 방법

I. 지식 배경

종이 문헌의 보존을 중시하는 것은 문서 작업자가 반드시 중시하고 진지하게 받아들여야 하는 중요한 문제이다. 역사적인 이유로 현재 주요 파일은 종이 자료로 보존되어 있으며, 특히 기밀성이 높은 문서들은 대부분 종이 문서로 보존되어 있어 종이 문서 보존에 대한 요구가 높아지고 있다.

둘째, 고대 법

종이를 오래 보존하기 위해서는 종이를 만들 때 석회, 석면 등 알칼리성이 강한 천연재료를 사용한다. 향후 보관에는 공기 중 산성이 더 많아 종이가 노화에 취약하지 않고 장기간 보존할 수 있기 때문이다.

셋째, 현대 스토리지

1987 년, 국가기록국은' 기록창고 기술관리 잠행규정' 을 공식 발표하여, 기록창고 (필름실, 테이프실 포함) 온도 통제가14 ~ 24 C 에 있고, 설비창고의 일일 변동폭이 2 C 를 넘지 않도록 명확하게 규정하고 있다. 이것은 서류창고의 보관 조건이 비교적 까다롭기 때문에 종이 서류가 효과적으로 보존될 수 있다는 것을 보여준다.

넷째, 산성 환경의 발생을 피한다

산성 환경을 형성하는 두 가지 주요 방법이 있습니다.

1, 제지 중 잔산;

2. 용지의 습도가 너무 높으면 공기 중의 산성 가스를 흡수하여 용지의 PH 값을 줄입니다.

다섯째, 광화학 반응의 예방 및 치료.

기록실은 원형 복도에 지어져 햇빛이 비치는 것을 피하고 공기 중 유해 가스의 침입을 줄이는 것이 가장 좋다.

여섯째, 창고 온도 제어

온도가 높아지고, 물질의 분자가 열을 얻고, 분자 운동이 빨라지고, 운동 에너지가 증가하고, 활성화된 분자의 수가 증가하고, 화학 반응도 빨라진다. 평소 거의 하지 않던 섬유소 관련 반응도 발생해 종이의 노화 속도가 빨라진다. 온도가 너무 높으면 종이가 물에 빠져서 딱딱하고 바삭해진다. 온도가 계속 높아지면 섬유소는 연소할 때까지 탈수탄화를 한다. 따라서 기록실의 온도는 반드시 조절해야지, 너무 높거나 너무 낮아서는 안 되며,14-24 C 사이로 조절하는 것이 가장 좋다.

일곱째, 창고 습도 조절

공기 중 습도가 높을 때 용지의 수분 함량이 높고 산성 물질이 용지의 섬유소에 큰 파괴작용을 하는데, 이것이 종이의 백색도가 상대 습도가 높아짐에 따라 선형적으로 떨어지는 이유이다. 상대 습도가 85% 를 초과하면 용지의 물리적 강도가 30% 이상 손실되고 탄력이 완전히 상실되어 건조 후 원상태로 회복될 수 없습니다. 또한 상대 습도가 25% 미만이면 건조 과정에서 수분 손실로 인해 종이가 딱딱하고 바삭해지며 탄력과 접힘이 약해져 쉽게 손상될 수 있습니다. 따라서 기록실의 습도는 매우 중요하므로 최대한 안정을 유지해야 하며 45%-60% 로 조절하는 것이 좋습니다.

여덟, 먼지 제거 및 살균

먼지는 세균과 곰팡이의 전달체이며 종이 자체에 마모와 부식을 일으킬 수 있으므로 파일을 보관하기 전에 먼지 제거와 살균을 해야 한다. 보관 후 온도와 습도를 엄격하게 통제해야 한다. 고온 고습은 세균과 곰팡이 번식의 필수조건이기 때문이다.

독서 확대: 오디오 및 비디오 파일의 보존 및 활용

오디오 및 비디오 파일은 사진, 필름, 오디오 테이프, CD, 하드 디스크 등을 사용하여 사운드, 이미지를 보존하고 복사하며 보존 가치가 있는 기록으로 보완할 수 있습니다. 그것들은 여러 종류가 있다. 저장 및 활용 과정에서 기능을 보장하고 쿼리 및 검색 기능을 향상시키는 데 필요한 조치를 취해야 합니다.

첫째, 기록 품질 및 형식 표준화를 보장합니다.

오디오 및 비디오 파일의 품질을 보장하기 위해서는 근원에서 개입해야 하는데, 이는 기초적인 역할을 할 수 있다. 따라서 아카이브 부서로서 오디오 및 비디오 기록 표준, 녹음 장비 및 저장 미디어 선택, 촬영 담당자의 지도 및 교육을 통해 오디오 및 비디오 파일의 녹음 품질 및 녹음 형식의 표준화 및 표준화를 효과적으로 제어할 수 있는 적극적인 개입이 필요합니다. 오디오 및 비디오 파일의 보존 및 활용을 위한 좋은 토대를 마련하다.

둘째, 아카이브 오디오 및 비디오 파일의 수신, 확인 및 보존을 강화합니다.

(a) 보관 오디오 및 비디오 파일 저장 형식의 규범 및 저장 내용의 선택성을 고수하십시오.

(1) 보관할 오디오 및 비디오 파일 내용을 엄격하게 선택합니다.

오디오 및 비디오 파일로서, 그것은 장기적인 보존의 의미를 가져야 한다. 따라서 보관할 오디오 및 비디오 파일의 내용을 평가하고, 지속적인 가치와 아카이브 가치가 있는지 확인하고, 이를 바탕으로 아카이빙된 파일을 선택할 필요가 있습니다.

(2) 보관할 오디오 및 비디오 파일의 형식을 확인하십시오.

장기 영구 보존이 필요한 오디오 및 비디오 파일의 경우 이론적으로 압축되지 않거나 무손실 압축 형식으로 저장해야 합니다. 그러나 실제 오디오 및 비디오 파일을 형성하는 과정에서 저장 형식 및 저장 캐리어는 최소 저장 공간을 유지하면서 오디오 및 비디오 품질을 보장해야 합니다.

(3) 보관할 오디오 및 비디오 파일의 분류, 보관 요구 사항 및 보관 기한에 대한 로고를 작성해야 합니다.

아카이빙이 필요한 음향의 경우 유사한 내용의 종이 파일 관리 규정에 따라 분류 및 보관 기간을 결정해야 합니다. 그러나 장기 보존이나 영구 보존이 필요한 오디오 및 비디오 파일은 저장 매체가 요구 사항을 충족하더라도 물리적 화학적 성질이 좋지 않아 장기간 안전하게 보존하기 어려우므로 오디오 및 비디오 파일에 기록된 정보를 업데이트하거나 마이그레이션해야 합니다.

(b) 저장 매체와 열람 방식의 특수성에 따라 오디오 및 비디오 파일에 대한 적절한 기밀 유지 조치를 취한다.

(1) 미리 백업을 합니다.

오디오 및 비디오 파일의 안전을 보장하기 위해 미리 백업할 필요가 있다. 내구성이 뛰어난 백업 미디어를 사용하고 표준 소프트웨어 및 파일 형식으로 데이터를 저장하여 저장 및 활용 중 오디오 및 비디오 아카이브의 손상을 줄입니다. 오디오 및 비디오 파일 백업의 경우 데이터 마이그레이션 빈도를 줄여 데이터 손실로 인한 손실을 방지해야 합니다. 백업 파일은 멀리 떨어진 곳에 보관해야 하며, 미디어 간 얼룩, 곰팡이, 갈라진 틈으로 인해 오디오 파일이 읽을 수 없는 상황을 효과적으로 방지하고, 일부 자연재해와 인위적인 파괴가 발생할 경우 오디오 및 비디오 파일의 보안이 위협받는 것을 방지합니다.

(2) 보관 된 오디오 및 비디오 파일은 정기적으로 점검해야합니다.

단위 및 보관 부서는 매년 오디오 및 비디오 파일 읽기 및 처리 장비를 점검하고 등록해야 합니다. 시청각 아카이브는 일반적으로 기록, 테이프, 광 디스크와 같은 스토리지 미디어에 오프라인으로 저장되기 때문에 장비 환경을 업데이트할 때 인벤토리 캐리어와 새 디바이스 간의 호환성을 확인해야 합니다. 호환되지 않을 경우 기존 재생 장치와 재생 소프트웨어를 저장해야 하며 오디오 및 비디오 파일의 캐리어 변환에도 주의해야 합니다.

(3) 저장 매체는 제때에 업데이트해야 한다.

오디오 및 비디오 파일의 콘텐츠 정보를 원래 스토리지 캐리어에서 신규 또는 보다 안정적인 유사 캐리어로 변환하는 것은 스토리지 캐리어의 노후화 또는 손상으로 인한 아카이브 콘텐츠 정보 손실을 방지하는 기본 방법입니다. 가능한 한 마스터 디스크를 절약하고, 스토리지 캐리어의 품질을 향상시키고, 업데이트 기간을 연장하고, 아날로그 신호를 디지털 신호로 변환하는 것은 업데이트 품질을 높이고 업데이트 손실을 줄이는 효과적인 방법입니다.

(4) 저장된 정보는 제때에 마이그레이션해야 한다.

최근 몇 년 동안 아날로그 녹음 방법 (예: 개방 녹음 및 카세트 녹음) 이 점차 디지털 녹음으로 대체되면서 녹음기의 시장 점유율이 급격히 하락하여 제조사와 수리 단위가 급속히 감소했다. 디지털 기록을 적시에 취하고, 최신 기술 표준에 따라 백업을 전사하고, 대규모 중앙 집중식 저장 및 백업을 실현하여 향후 추가 변환 업그레이드를 위한 편리한 조건을 마련할 수 있습니다.

셋째, 독서 방식의 최선의 선택과 최상의 효과를 보장한다.

(a) 독서 방법의 안전성 향상

오디오 및 비디오 파일 읽기의 보안을 향상시키는 것은 오디오 및 비디오 파일에 저장된 정보의 보안, 읽기 도구의 보안 및 저장 매체의 보안을 향상시키는 것입니다. 오디오 비디오 파일에 저장된 정보를 안전하게 유지하는 것은 주로 오디오 비디오 파일의 저장된 내용이 변경되는 것을 방지하는 것이며, 보관된 오디오 비디오 파일은 쓰기 금지 상태로 설정해야 합니다. 오디오 및 비디오 파일 읽기 도구의 보안을 보장하는 것은 주로 컴퓨터 바이러스의 침입을 방지하는 것을 의미합니다. 오디오 파일 저장 매체의 안전을 보장하는 것은 주로 차용 과정에서 저장 매체가 손상되는 것을 방지하는 것을 의미하며, 검열된 전자 파일은 복사본을 사용해야 한다.

(b) 콘텐츠 검색의 편리성 향상

현재 오디오 비디오 오디오 파일에 기록된 언어 정보에 해당하는 텍스트를 만들 필요는 없지만, 오디오 비디오 파일의 언어 오디오 비디오 파일 수가 늘어남에 따라 호연해 재고로부터 특정 언어 정보를 빠르게 검색하는 것이 점점 어려워지고 있습니다. 오디오 및 비디오 파일 정보 검색 시스템을 구축하면 특정 오디오 및 비디오 파일에 해당하며, 이는 오디오 파일이 전자 텍스트처럼 대량으로 검색될 수 없다는 단점을 극복하고 중요한 정보의 검색 능력을 향상시키는 데 매우 유용합니다.

넷. 끝말

최근 몇 년 동안 과학 기술의 급속한 발전에 따라 음성 인식 및 인물 인식 기술이 오디오 및 비디오 파일 정보 검색에 적용되어 오디오 및 비디오 파일 정보 검색의 정확성과 편리성을 향상시키는 데 도움이 될 뿐만 아니라 오디오 및 비디오 파일의 빠른 콘텐츠 검색 기능을 실현하는 중요한 돌파구가 될 것입니다. 오디오 및 비디오 파일의 건강한 발전을 촉진할 것이다.

물리적 파일 구성 방법

[요약] 각 부서는 업무에서 보존 가치가 있는 실물 (예: 증명서, 폐기 도장, 유명인 비문, 서화, 명품 등 영예로운 실물) 을 형성할 것이다. 이 물건들이 더 큰 역할을 할 수 있도록, 그것들을 과학적으로 정리할 필요가 있다.

[키워드] 기관 단위; 물리적 파일 안배하다

실물파일은 물질적 실체를 전달체로 하여 단위 기능 활동과 실제 역사적 면모를 반영할 수 있고, 보존가치가 있는 구체적 유형의 실물을 말하며, 단위 파일의 중요한 구성 요소이다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 실체, 실체, 실체, 실체, 실체, 실체) 각 부서는 물리적 파일을 분류, 정리, 표시, 목록 작성, 포장 (캐비닛, 선반, 진열) 하여 통합 기록실에 중앙 집중식으로 관리해야 합니다. 실물파일의 분산성과 다양성 때문에 정리하고 분류하기가 어렵다. 보존 및 개발 작업이 과중하여 물리적 파일의 배열이 다른 종류의 파일 배열과 단절되었다. 따라서 물리적 파일 정리를 강화하고 파일 중앙 집중식 관리의 성과를 공고히 하고 확대하는 것은 시급한 과제다.

첫째, 물리적 파일의 분류

분류는 물리적 아카이브의 중요한 부분입니다. 실물의 속성, 내용, 형식 특성, 재료, 취득 시간, 보존 가치 등에 따라 실물을 분류한다. 정리, 표시, 목록 작성, 방 보관 및 선반 관리를 용이하게 할 뿐만 아니라 시스템 제공 및 활용에도 도움이 됩니다. 물리적 파일 관리의 기본 규칙과 요구 사항에 따라 문제, 연도, 보관 기간 등 물리적 파일 분류 방법을 사용하여 실물의 질서 있는 관리와 효과적인 검색을 실현할 수 있습니다. 질문별로 분류하는 것은 객체의 속성, 내용 및 형식 특성에 따라 분류하는 것입니다. 문제 분류를 사용하면 유사한 객체의 분산을 방지하고 줄일 수 있으므로 주제별로 쉽게 찾고 활용할 수 있습니다. 실물 서류의 분류는 일반적으로 경품 경품 제품 4 종류로 나뉜다. 각 범주의 주요 내용은 다음과 같습니다. 상품에는 주로 본 기관이나 그 안에 있는 기관의 이름으로 각종 경쟁, 경기, 검사, 심사에서 획득한 증명서, 금기, 메달, 메달, 트로피, 영예증서 등 실물이 포함됩니다. 신용류는 주로 기관의 증명서 (법인 증명서, 조직기관 코드, 영업허가증, 국유토지사용증, 주택소유권증 등) 를 포함한다. ), 도장, 증명서 등 단위 변경, 취소, 합병으로 인해 무효가 되는 실물; 선물은 주로 상급 지도자와 사회 유명 인사의 제사, 문제화, 본 부서에서 펼치는 행사 중 기념물품, 본 기관의 대외교류 사용자가 받은 선물 등을 포함한다. 제품에는 주로 부서가 기능을 수행하고 활동을 수행할 때 형성, 제작 또는 저장하는 모델 샘플, 가정용 평가판 제품, 터미널 제품 및 기타 실물 (예: 마이크로라벨 (도장), 화폐, 티켓, 우표, 기념화, 작업복, 설비 등) 이 포함됩니다.

둘째, 물리적 파일 정리

배열은 일정한 원칙과 방법에 따라 물체의 순서를 찾는 과정이다. 정리를 통해 실물 파일의 체계성을 더욱 강화하여 검색과 활용을 용이하게 한다.

객체의 배열은 일반적으로 "캐리어 원칙" 을 따릅니다. 즉, 동일한 캐리어의 객체는 함께 배열해야 합니다. "캐리어 원리" 는 카탈로그 검색 및 물리적 액세스에 도움이 되며, 동일한 캐리어의 물리적 스토리지 상자, 캐비닛은 공간을 절약할 수 있습니다. 같은 캐리어의 실물 진열대에 진열되어 있어 깔끔하고 보기 좋다. 실물의 배열, 전달체 원칙에 따라, 일반적으로 실물을 만들고 배포하는 시간에 따라 체계적으로 배열한다. 같은 범주 내에서 같은 전달자의 대상은 발행시간에 따라 정렬되고, 다른 전달자의 대상은 발행시간에 따라 정렬되거나 전달체 형식으로 배열될 수 있습니다. 예를 들어, 상품은 증명서, 금기, 메달, 영예증서, 메달, 트로피 등의 전달체 형태로 배열될 수 있고, 편지는 도장, 증명서, 카세트 등의 전달체 형식으로 배열될 수 있으며, 선물은 제목, 그림, 선물 등의 전달체 형식으로 배열될 수 있다.

셋째, 물리적 파일 마크업

치수는 전체 씨족에서 실물의 위치를 표시해 라벨로 실물에 붙이는 것을 말한다. 치수는 물리적 카탈로그 작성의 출발점이자 기초이며, 그 목적은 분류 정리와 같은 시스템 작업의 결과를 반영하는 것입니다. 마크업을 통해 전체 부계 가문에서 실물의 위치를 결정하고, 후속 카탈로그 작업 및 향후 검색 활용에 대한 엔티티 액세스를 위한 조건을 제공할 수 있습니다.

레이블은 어떻게 컴파일합니까? 마크업은 전체 부계 가문에서 아카이브 객체의 위치를 표 형식으로 기록하고 반영하는 것을 말합니다. 표의 항목은 주로 이름, 발행 단위, 수집 시간, 파일 번호, 수집 단위, 캐리어 등을 포함합니다. 이는 물리적 파일 관리의 기본 요구 사항에 따라 설정됩니다.

넷. 물리적 파일 카탈로그 작성

카탈로그는 물리적 파일을 준비하는 디렉터리입니다. 물리적 파일 카탈로그를 작성하면 물리적 파일의 보관, 검증, 검색, 통계 및 편찬을 위한 기본 조건을 제공할 수 있습니다.

실물의 카탈로그는' 조각' 단위로 진행되며, 각 실물은 실물 카탈로그의 한 항목으로만 나타난다. 분류, 정리, 표기 결과에 따라 실물을 하나씩 분류하고, 실물의 전모를 체계적으로 드러내다. 실물에 학과 이름과 출판 시간이 명확하게 명시되어 있지 않은 경우, 목록을 작성할 때 이름을 만들고 출판 시간을 확인해야 한다. 동시에 설명란에 설명해야 한다.

물리적 파일 디렉토리는 파일 날짜, 이름, 출고 단위, 가져오기 단위, 가져오기 시간, 캐리어, 저장 위치, 참조 번호, 주석 등을 설정합니다. 물리적 특성, 형태 특성, 제작 재료, 수집 시간, 보존 가치 등의 주요 특징을 요약합니다. , 사용자 검색의 주요 채널입니다.

다섯째, 물리적 파일 상자

포장 (캐비닛, 선반, 진열대) 은 물품을 부품 번호순으로 서류함에 넣는 과정을 말하며, 캐비닛, 밀착대, 진열대를 구입하면 물품을 체계적으로 정리한 결과이다. 서류함에 넣은 물건은 주로 접을 수 있거나 모양을 만들 수 있다. 예를 들면 상장장 (간단한 형태로 말릴 수 있음), 상기 (단행복으로 접을 수 있음), 메달, 영예증서 등이다. 신념 범주

우표, 증명서 등. 서류함은 6cm 두께의 서류함일 수 있습니다. 상자 안에 물리적 파일 목록과 도표가 설치되어 있어 상자 안의 실물을 저장, 사용, 출입 검증 및 기재할 수 있습니다. 상품메달, 자격증 도장, 제품로고, 동전, 기념화폐 등에 쓰입니다. , 서류함에 평평하게 놓고 내산성 판지로 분리된' 우물' 자 모양의 칸에 놓을 수 있으며, 틈새는 종이 덩어리로 막혀 물리적 위치를 고정시킬 수 있다. 편의를 위해 파일 상자 뚜껑에 도식을 붙여 문서 번호를 나타낼 수 있습니다.

자동사 결론

파일 관리 부서에서는 물리적 파일을 구성하는 방법에 대한 통일된 로고와 요구 사항이 없습니다. 하지만 각급 기록 보관소에서 실물 기록 보관소의 수집, 정리 및 활용은 다채롭고 유쾌하며 관련 보도도 빈번히 보도되고 있다. 이 문서에 설명된 물리적 파일의 분류, 정리, 표시, 카탈로그, 포장 (캐비닛, 선반, 진열대) 정리 과정은 일반적인 정리 방법으로, 각 단위는 실제 상황에 따라 합리적인 정리 방법을 개발할 수 있습니다. 예를 들어, 일부 조건이 좋은 단위는 위에서 설명한 대로 실물 파일을 정리할 수 있을 뿐만 아니라, 각 보관한 실물을 전시와 시청각 자료로도 촬영할 수 있습니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 예술명언) 라벨은 백지나 색종이로 만들어 미감을 더할 수 있다.

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