제목 비즈니스 편지를 작성하려면 12가지 구성 요소가 모두 필요하다고 생각하시나요?

비즈니스 서신의 구성은 일반적으로 필요한 부분과 추가 부분으로 나눌 수 있습니다. 필수 부분은 정상적인 상황에서 꼭 필요한 부분을 말하며, 추가 부분은 특정 대상, 상황, 내용의 실제 필요에 따라 추가되는 부분을 의미합니다.

1) 레터헤드/제목

레터헤드라고도 하는 레터헤드는 회사의 편지지에 인쇄된 텍스트를 의미하며, 일반적으로 편지지의 상단 중앙에 위치합니다. 하지만 오른쪽 상단이나 왼쪽 상단에 있을 수도 있습니다. 레터헤드에는 일반적으로 회사 주소(작성자 주소), 우편번호, 전화번호, 팩스번호, 이메일, 웹사이트 등이 포함됩니다. 레터헤드 디자인은 아름답고 간결해야 합니다. 공식적인 편지의 경우 편지지의 첫 번째 페이지에 레터헤드만 인쇄해야 하며, 다음 페이지에는 빈 편지지를 사용할 수 있습니다. 페이지 번호, 받는 사람 이름 및 날짜만 기재하면 됩니다. 회사 업무용 편지에 사용되는 용지에는 대개 레터헤드가 인쇄되어 있으므로 별도로 작성할 필요가 없습니다.

2) SerialNumber/ReferenceNumber(참조 번호)

보관 목적으로 문서 번호, 정책, 송장 또는 주문 번호의 색인 열이 사용될 수 있습니다. 이 부분은 보낸 사람이나 받는 사람이 나중에 참고할 수 있도록 책임을 명확하게 하고 편지 관리를 용이하게 하기 위한 것입니다. 참조번호는 수신자와 타이피스트 이름의 첫 글자(대문자 또는 소문자)이며, EH/sr, EH/SR, EH/SR168 등과 같이 파일 또는 부서 번호도 포함될 수 있습니다.

3)날짜(편지를 보낸 날짜)

날짜는 생략하거나 생략할 수 없으며, 일반적으로 레터헤드 또는 보낸 사람 주소 아래 적절한 위치에 인쇄해야 합니다. 공식적인 편지에서는 월에 대한 약어를 사용하지 않거나 숫자로 대체하는 것이 가장 좋습니다. 모든 숫자를 사용하여 날짜를 나타내면 오해가 생길 수 있습니다. 날짜를 쓰는 방법에는 두 가지가 있습니다. 영국식으로는 "April 25, 2010", 미국식으로는 "April 25, 2010"입니다.

4)InsideAddress(편지 내 수신자 주소)

편지에 주소를 포함시키면 오류를 방지하기 쉬울 뿐만 아니라 수신자가 파일을 제출하기에도 편리합니다. 편지의 주소는 일반적으로 편지지의 왼쪽 상단(날짜 아래)에 위치하며 수신자의 이름, 직위, 회사 이름 및 주소(때때로 우편번호도 포함)가 포함됩니다. 국가별로 작성 습관이 다르기 때문에 수신인의 주소는 상대방 회사의 레터헤드에 기재된 내용에 맞게 작성해야 합니다. 무단으로 변경하거나 기재하지 마십시오. 서신의 특별 배송 방법도 서신 내 주소 위에 표시되어야 합니다. 필요한 경우 주소 위에 SPECIALDELIVERY(속달 우편), CERTIFIEDMAIL(보장 우편), AIRMAIL(항공 우편) 또는 PERSONAL(개인 서신), CONFIDENTIAL(기밀 서신) 등과 같이 편지의 특수성을 기재할 수 있습니다.

5)AttentionLine(지정된 수신자 이름)

"지정된 수신자"는 "핸들러"입니다. 발신자가 특정인이나 부서에 주의를 요청할 때 사용하는 표현으로, "누군가에게 찾아보라고 요청하다"라는 뜻이다. 비즈니스 서신은 특정 회사나 기관에 작성되지만 특정 업무는 특정 부서나 개인이 담당하므로 수신자를 명시하면 서신 처리 속도가 빨라집니다. "주의: Mr. Thomas Green", "주의: Mr. Thomas Green, 영업 관리자", "주의: 인사 관리자" 또는 "인사 관리자의 주의"와 같이 서면으로 수신자의 이름을 지정합니다.

6) 인사말(Salutation)

제목은 글쓴이가 기재한 주소를 말하며, 편지의 주소 아래 2~3줄에 위치하며, 받는 사람의 공식적인 직함은 상황에 따라 달라질 수 있습니다. Dear Mr./.Ms./Miss + 성(예: "DearMrs.White") 그러나 아는 사람일 경우에는 "Ms."를 사용하는 것이 좋습니다. 이름입니다. 예: "DearTom".

발신자가 수신자의 구체적인 이름을 모르거나 명시할 필요가 없는 경우 "DearSir", "DearMadam", " DearSirorMadam", "DearHumanResourceManager". 동시에 여러 수신자에게 보내는 경우 "LadiesandGentlemen", "DearCustomer(s)", "DearReader(s)" 등으로 부를 수도 있습니다.

7 )SubjectLine(제목/이유)

제목이나 제목의 목적은 수신자가 편지의 주요 내용을 빠르게 이해할 수 있도록 하여 편지의 빠른 처리에 도움이 되며, 쉬운 보관이나 검토를 위해 제목 앞에 대문자, 이탤릭체, 밑줄을 사용하는 경우도 있습니다. "Re:"는 "about", 즉 이유를 의미합니다.

예: Re:YourOrderNo.568for60AsianCars

8) LetterBody(텍스트)

본문은 편지의 본문으로, 작성자의 희망 사항, 요구 사항, 목적 등을 표현합니다. , 비즈니스 레터의 중요한 부분입니다. 부분을 단락으로 나누어 주의 깊게 작성해야 합니다(한 단락, 하나의 주제). 판매 편지를 제외하고 비즈니스 편지의 길이는 일반적으로 한 페이지에 불과합니다. 내용이 한 페이지를 초과하는 경우 연속 페이지를 사용하세요. 두 번째 페이지의 수취인 이름과 발송 날짜는 첫 번째 페이지의 내용과 일치해야 합니다. 두 번째 페이지에는 최소한 3~4줄의 텍스트가 포함되어야 합니다. 이전 페이지나 다음 페이지의 시작 부분에 단락을 두지 마십시오. 마무리 인사말과 서명을 작성하기 위해 연속 페이지를 단독으로 사용하지 마십시오. 비즈니스 서신은 양면에 작성하는 것이 절대 허용되지 않습니다.

9) ComplimentaryClose (정중한 결론/끝 경어)

마지막 경어는 한자 끝의 "너 자신"이라는 단어와 동일합니다. 닫는 경어는 보통 문자 뒤에 한두 줄씩 쓰며, 쉼표를 추가할 수도 있습니다. 그러나 타이핑을 더 편리하게 하기 위해 오늘날의 비즈니스 문자에서는 쉼표(넓게/열린 구두점)를 생략하는 경우가 많지만 일관성이 있어야 합니다. 편지 시작 부분에 제목과 주소를 기재하는 경우에는 여는 구두점을 사용하세요.

10)서명

모든 비즈니스 서신의 작성자는 마지막 경칭 아래에 직접 서명해야 합니다. 공식적인 서신의 경우 자필 서명 아래에 서명, 직위, 직함도 인쇄해야 합니다. 조직을 대표하는 경우 회사 이름이나 회사 이름을 대문자로 인쇄할 수 있습니다. 이는 상대방이 문제를 심각하고 심각하게 받아들이고 있다는 느낌을 줄 수 있으며, 사람들이 따뜻한 느낌을 받고 의사소통을 촉진할 수도 있습니다.